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5W2Hを意識した具体性のある行動

5W2Hを意識した具体性のある行動

上司や先輩への報告、あるいはクライアントやお客様への説明の際に重要なのは“具体性を加えること”です。皆さんはご自身の行動において“5W2H”を意識しているでしょうか?「いつ」「誰が」「どうして」「どのように」……を明確にすることで仕事の対応の質が変わります。

報連相の際に重要となるのが具体性のある説明

自分の考えや依頼内容を伝えようとした際に相手に主旨を理解してもらえなかったり、間違った解釈をされてしまったりした経験はありませんか? 人間はそれぞれに考え方や価値観が異なるだけに、きちんと意思疎通を図ることは決して簡単なことではありません。自身が把握していることを同レベルで相手に認識してもらうためにはきちんとした説明が必要であり、ビジネスシーンであればなおさらその精度の高さが求められます。

仕事では必ず「報連相を行う際に重要となる視点」で紹介した報連相を行うシーンがあるはずですが、相手に“伝わらない”“理解してもらえない”内容を一方的に話していたとしたら、それは残念ながら無意味だといえます。ビジネスの基本である報連相を行ううえで大切なのは、相手に“伝わること”、そして“理解してもらうこと”なのです。

特に新人や社会人経験の浅い人は、伝達するという行為だけで満足してしまい、その内容について整理ができていない方が多く見受けられます。自己中心的な解釈ではなく、相手に情報を共有することを考えた具体性のある報連相を行ってこそ、仕事上のコミュニケーションを取れているといえます。では、報連相の際に具体性を高めるにはどのような方法を実践すればいいのでしょうか?

報連相に具体性を加える「5W2H」とは?

皆さんは「5W2H」という言葉を聞いたことはあるでしょうか? 5W1H(When、Where、Who、What、Why、How)という6つの疑問詞については中学校で英語の文法で学んだかと思いますが、そこにHow muchを加えた7つが「5W2H」なのです。5W2Hの要素を加えて相手に伝達することによって、ビジネスシーンにおける報連相の具体性がグッと高まります。それぞれの意味・役割については以下の通りです。

疑問詞

意味

役割

When

いつ?

時間の要素。期限、時期、期間など

Where

どこで?

場所の要素。待ち合わせ場所や現場、訪問先など

Who

誰が?

人の要素。担当者や責任者、プロジェクトメンバーなど

What

何を?

内容の要素。仕事内容や依頼内容など

Why

なぜ?

理由の要素。仕事の理由や目的、意義など

How

どのように?

方法の要素。方法や手段など

How much

いくらで?

費用の要素。コストや売上、損失など

これから報連相を行う際は、上記の要素を含めることを心がけましょう。「いつ、どこで、誰と、何を、なぜ、どのように、いくらで」を明確にすることができれば、伝えるべき情報を抜け漏れがなくなります。そして聞き手としても、情報が非常に整理されているので内容の理解が深まるのです。

5W2Hの活用で“聞き返しのロス”を減らそう

上司や先輩に仕事の進捗などを説明した際に、質問攻めに合ったことはありませんか? 「何でできなかったの?」「いつまでにできるの?」などの聞き返しがあり、返答に困ったことがある方も多いかと思います。なぜ上司や先輩が聞き返すかというと、それは端的に説明不足だからです。ただそんな場合も5W2 Hの要素をプラスすることで解決できるでしょう。

たとえば家電メーカーの営業マンのとある家電量販店との販売契約の例を見てみましょう。

「例の旧型TVの在庫一掃のプロジェクト(What要素)ですが、今日(When要素)、某家電量販店の本社オフィス(Where要素)に訪問して話をつけてきました。先方の販売戦略の部長(Who要素)と話してきた内容としては、この先半年で在庫をすべて売り切りたい(Why要素)ので月に10台をノルマに計60台を販売してもらうこと(How要素)をコミットしました。月10台なので売上目標は200万円(How much要素)となります」

上記のような伝え方であれば、話の内容がすべて具体的であり、上司や先輩の納得しやすく聞き返しの回数が減ると考えられます。仕事においての非常に手間となってしまうのは、認識のズレが生じて足並みが合わないためです。共通認識を持って一致団結して取り組めばなんてこともない仕事も、それぞれの同じ方向を向いていないことで余計に時間がかかってしまうことは多々あります。報連相においても5W2Hを活用することで“聞き返しのロス”をかなり減らせます。説明が下手だと自認している方は、ぜひこの方法を取り入れてみましょう。

2016/04/25 更新

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