『報連相』を行う際に重要となる視点とは？

『報連相』を行う際に重要となる視点とは？

仕事において重要な｢報告｣｢連絡｣｢相談｣の3つを合わせて『報連相』と呼ぶことは、社会人であれば耳にしたことがあるでしょう。『報連相』の重要性に関して認識していても、その精度について意識している人はどのくらいいるでしょうか？　報連相の精度を高めることにより、“社会人力”を向上させましょう。

『報連相』が必要とされるそもそものワケ

社会人になった際に、ほとんどの方が上司から『報連相』の徹底を教え込まれたのではないでしょうか。逐一仕事の進捗に対して｢報告｣｢連絡｣｢相談｣をしなければならないことに面倒臭さを感じている方も少なくはないはずです。『報連相』の重要性は“する側”にとってよりも“される側”にとって重要であることをご存じでしょうか？

部下や指導している立場の人からきちんと『報連相』してもらうことは、上司や指導する立場の人間にとって大変重要なことです。どんな業種のどんな仕事であれ、職場にはその場をまとめるリーダーの役割を担う人がいます。そのリーダーが個々の能力に合わせて的確で効率的な仕事配分を行うために、正確に仕事の進捗を確認する必要があります。メンバーそれぞれの状況を把握することにより指導内容は明確になり、組織全体の業務も円滑に行えます。

『報連相』を通して「どんな仕事を」「何を考えて」行っているかを正確に伝えないと、指導する側は正しい状況判断ができません。状況判断ができないと、仕事に対して正しい指示ができなくなります。指導される側の人が組織の全体感をつかむことは難しいかもしれませんが、常に「なぜ上司は『報連相』を求めているのか」を意識しながら働くことは大切です。

仕事の効率を上げるためにも『報連相』は必須

入社して日の浅い新入社員や社会復帰を果たしたばかりの方は、経験値が少ないため、仕事においてどうしても間違った判断をしてしまうことが多くなります。その際に、きちんと『報連相』をすることで、ミスを最小限に留めることができます。

仮に間違った判断をして業務の方向性がずれていたとしても、「報告」を行った時点で指導する側が指摘します。そして業務内容の進め方について「相談」することで、判断の誤りがあった際は上長の指摘が入り、この時点で軌道修正を行えます。その後も進行について随時「連絡」を行えば、仕事の進行を見守ることができるので上長も安心です。

自己判断だけで仕事をすることにより、方向性を間違える事態を避けられることが『報連相』の最大の利点です。一人で不安を抱えながら仕事をするよりも、上長が状況を把握している方が精神的な負担も少なくなります。何かあった際は、状況を把握している上長が責任を取るべきなのです。

正確に、迅速に、そして簡潔に行うのが『報連相』

『報連相』はただ行うだけではありません。上長に自身の仕事の進捗状況を的確に把握してもらうために、『報連相』を正確に、迅速に、そして簡潔に行うこと必要です。

・その1:正確な『報連相』

内容が正確であることが大前提です。上長に対して見栄を張ったり、叱られるのを免れたいために虚偽の『報連相』を行っても、意味がありません。最終的に虚偽が発覚した際には、自身の評価を落とすことにつながります。悪い結果ほど、正しく『報連相』を行うことが大切です。

・その２：迅速な『報連相』

進捗を上長に把握してもらうことが目的のため、自身の状況については早めに伝えるようにしましょう。業務において状況判断の役割を上長が担っている場合は、なおさら早くする必要があります。自分のタイミングが大切なことではなく、上長や組織にとって適切なタイミングで知らせるためにも、『報連相』は迅速に行いましょう。

・その3：簡潔な『報連相』

『報連相』は簡潔で伝わりやすい内容ほど、望ましいでしょう。長々と上長に『報連相』を行っていると、相手の時間も無駄に割いてしまいます。簡潔に、そして結論と判断すべき要点を抑えて、その点を明確にしたうえで相談しましょう。そうすることで話す内容もおのずと整理されます。

『報連相』は決して難しいことではありません。目的が何であるかを考えれば、それに合わせて行動できるはずです。自分のためではなく、業務全般や上長の状況把握のために行っているという視点を常に持ち、伝わりやすい『報連相』を行うようにしましょう。

2020/05/29 更新