不明点に関する質問は社会人の基本事項

不明点に関する質問は社会人の基本事項

新入社員や社会人経験が浅い方にとって、上司や先輩に仕事の質問をすることは当たり前のことです。ただ、きちんとした質問の習慣を身に付けないと、わからないことを放置しがちになってしまいます。業務の不明点を解消することも歴とした仕事の一つです。

危険なのは「わからないことがわからない」状態

上司や先輩に業務内容についてわからないことを教わるのは、新人や社歴の浅い人にとっては当然のことであり、日常茶飯事の光景です。ただ、「仕事ができないと思われたくない」「先輩たちが忙しいから聞きづらい」という意識から質問をしない社員もいるようです。そうした見栄や恥じらいの気持ちは“業務の妨げ”になります。

わからないことを質問せずに放置することは、誰の得にもなりません。なぜなら、「わからないことがわからない」状態に陥いるからです。つまり、「わかった気になっていて、何もわかっていない」状態といえます。そうなると業務においてミスを犯したり、抜け漏れが発生したりするケースを招く可能性が高くなります。そうした悪循環に陥ることなく、不明点をそのままにしておかないためにも、質問する習慣を身につけることが大切です。

何も考えずに仕事に取り組んでいる人に比べ、常に成功や成長をイメージしながら目標を立て、建設的に仕事に行っている人は生産性が明らかに異なります。一つの疑問を解消せずに放置することにより、仕事の出来に大きな差が開くことがあります。

質問内容の整理と質問のタイミングは重要

不明点に対して質問することは大切ですが、何も考えず闇雲に質問すればいいということではありません。質問する際も場の空気を読んで行動することが大切です。取り込み中に話しかけたり、相手の都合をまったく考えないのは、自分本位なビジネスマンといえます。まずは上司や先輩に嫌な顔をされないためにも、相手の都合を考えた質問の仕方を徹底しましょう。そのためには、質問をする際に、「事前の内容整理」「タイミングを見計らうこと」が大切です。

上司や先輩の動きを把握したうえで質問しよう

業務において不明点が発生し、疑問や不安が生まれたとしても、上司や先輩の都合も聞かず状況を考慮せずに質問するのは控えましょう。必ず「今お手すきですか？」など、前置きしてから質問することが大切です。そうした気遣いがその後の信頼関係にも影響を与えます。電話対応中でないか、緊急の対応を迫られていないかなどを確認しましょう。

内容把握しやすいように簡潔で手短に

上司や先輩が話を聞ける状況だったとしても、肝心の相談内容が曖昧だと時間をつくった意味がありません。事前に質問内容を整理しておきましょう。そして、質問が長期化し、相手の時間を奪わないためにも時間短縮を意識することが大切です。あらかじめ質問内容のメモを持参して、聞いた内容を直接書き込めるようにしておきましょう。

質問で答えを丸々聞こうとする姿勢はNG

「質問することは大切」であることは間違いありませんが、そもそも質問を何の目的でしているかを見失ってはいけません。質問する目的は自身の業務において最適解を見つけるためであり、あくまでも「主体は質問者」ということです。

ただ、その考えが欠落しているため、質問と託けて「ただ単に答えを聞くだけ」が目的になっている人が見受けられます。たとえば、「来週のコンペに向けてどんな企画を考えればいいですか？」のような仕事の本質部分を丸投げするような質問は絶対に避けましょう。あくまで自身が仕事と向き合う姿勢が主体となっていなければ成長にもつながりません。

上手な質問の流れとしては「私は○○だと思うのですが、他にも何か方法はありますか？」「今、◯◯のプロジェクトで悩んでいます。◯◯の対応の仕方を変えようと思いますが、何かいい方法はありませんか？」など、自分の意見をベースにすることが大切です。

質問は仕事を行ううえでの“軌道修正の機会”です。まだまだ自分の仕事に自信を持って向き合うことができないうちは、積極的に質問をしましょう。質問を繰り返すことで、精度が上がり、上手な質問の仕方も自然と身についてくるはずです。

2020/07/21 更新