HOME > ワンランク上の仕事術 > メモを取ることと内容確認をすることの意義

メモを取ることと内容確認をすることの意義

メモを取ることと内容確認をすることの意義

「人の話を聞くときはメモを取りましょう」と誰もが一度は学校で教えられたことがあるかと思います。「メモを取らなくても内容を覚えている」と主張する人もいますが、人間の記憶は思った以上に曖昧です。会議や商談の内容や上司からの指示を正確に把握して理解するためにも、メモを必ず取るようにしましょう。

忘れてしまうからこそメモを必ず取る必要があります

どんなに記憶力に自信を持っていたとしても、人間は必ずいろいろなことを忘れます。そのため、重要事項を抜け漏れなくしっかり実行できるように、常にペンを持ちメモを取ることを心がけましょう。メモすることによって話の内容を整理でき、見返したときに内容を思い出しやすくなります。話している相手に対しての敬意も払うことができるので、一石二鳥といえるでしょう。

「忘れてもまた聞けばいい」と考えてメモを取らない人もいますが、それは大きな間違いです。メモをしっかり取っていれば自分で確認するだけですぐに内容を把握できますが、先輩や上司に再度確認することによって明らかなロスが生まれます。自分の時間だけでなく先輩や上司の時間も奪ってしまうことをしっかり意識することが大切です。

時間を有効活用し、円滑に業務を進めるためにも、会議に参加する際や指導を受ける場合は、必ずメモ用紙と筆記用具を持参しましょう。特に新入社員や社会復帰後間もない方、新しく部署異動したばかりの方などは、わからないことだらけのはずです。そんな時こそ、真摯に周囲のアドバイスに耳を傾け、ペンを走らせる必要があるといえます。

上手にメモを取ることは一種のビジネススキル

メモを取ることの重要性は上述しましたが、その目的を見失わないようにすることも大切です。つまり、“メモを取る”という行動を意識するあまり、その先にある“内容理解”に主眼をおいていないと、“ただ何も考えずに書いているだけ”であって成果に紐づかないことも。内容理解しやすいように上手にメモを取ることは、一種のビジネススキルです。メモ内容の精度を上げるためにも、以下の4点に注意しましょう。

その1.きれいに書こうとしないこと

メモは自分が理解できればそれで十分なので、学生時代のノートのようにきれいに書く必要はありません。当然、字がきれいなことに越したことはありませんが、重要項目が抜け漏れなく記されており、読み返した際に内容がわかるものであれば問題ないのです。きれいに書くことは二の次であることを意識しましょう。

その2.きちんとした文章で書こうとしないこと

会議など、スピーディーに話が展開する場合、きちんとした文章でメモを取ろうとすると話の内容についていけなくなる場合がほとんどです。そのため、箇条書きや単語・数字だけでもいいので、重要項目を聞き逃さずに抑えることを心がけましょう。提出書類ではないため、きちんとした文章である必要はないのです。

その3.図表などビジュアルを入れてメモすること

内容によっては簡単な円グラフや推移などの図表があった方がわかりやすいケースもあります。また、文字を書くよりも図表で書いた方がわかりやすい場合なども、ビジュアル面をメモするといいでしょう。メモの段階で図表のイメージをつかめていれば、資料を作成する場合などに役に立ちます。

その4.自分の能力を過信しないこと

メモを取らない理由として「取らなくても大丈夫」と自分の記憶に頼る方も少なくありませんが、その過信が仇となるケースも多く見受けられます。むしろ、人は物事を忘れる生き物であることを肝に銘じ、メモを取ることを習慣として体に覚えさせましょう。

メモは確認することによって初めて意味を成します

そして、メモにおいてもっとも重要なことは、“書いた内容をきちんと見返す”ということです。これを怠ると、正直、メモをした意味がありません。ペンを走らせることで周囲に対してのアピールの姿勢は伝わりますが、内容をしっかり把握できていなければメモを取っていないのとある意味で同じです。

きちんと内容の振り返りをして、確認して、理解するという手順を踏むことで、やっとメモが活用されたといえます。業務を行う際には、常にメモを見返すことのできる状況をつくっておきましょう。そうすることによって、内容理解を深めつつ業務に集中できます。そして、メモを見てもわからないときに初めて質問をしましょう。その際もメモの内容に基づいて確認することで、教える側も教わる側も内容をしっかり振り返ることができるので、行うべき業務を整理できます。

社会人として、メモを取ることは仕事の一部です。ただ、指示されてやるのではなく、内容を理解するために自分自身で主体的に行うことが求められます。メモの取り方を自分で工夫し、アレンジすることで、楽しみながら仕事をしていきましょう。

2016/04/09 更新

Copyright © 2019 HUMANTRUST All Right Reserved.