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メールのレスの早さが示す対応力の有無

メールのレスの早さが示す対応力の有無

ビジネスは一人では成立しないもの――それゆえに仕事をしていると、誰かと連絡を取るシーンがおのずと増えてきます。その際のレスポンスの早さについて意識はしていますか? できる人ほどメールの返信が早く、連絡を頻繁に取って確認を行っている傾向があります。

メールのレスの早さは意識の問題

現代社会のビジネスツールとして欠かせない存在になったのがメールです。PC、スマートフォン、タブレットなどあらゆる端末からデータファイルや文章によって状況を伝達できるため、どんな職種においても“マストなツール”となっています。それだけにメールの対応力で、社会人としての能力を判断されることも少なからずあるようです。

たとえば「仕事ができる人は総じてメールのレスも早い」という意見が多く聞かれますが、それは的を射ている考えだといえます。なぜならば、メールのレスが早い人は対応を求められた際に即座に行動できる判断の早さを持っているからです。

コミュニケーションの手段としてメールは非常に便利なだけに、多くの場面で活用されます。それゆえにメールで送られてくる情報が溢れ、処理が追いつかないというケースも珍しくありません。そのため、メールをきちんと処理し、情報を整理し、すぐに返信をくれる人は評価が高く、ビジネスパートナーに対する対応の意識が高い人であるといえるのです。

肝心なのは早さにプラスして中身が伴っていること

ただ、返信のスピードは求められますが、「メールを早く返しさえすればそれでいい」というわけでもありません。早さに加えて中身がシンプルでわかりやすいことが非常に重要です。簡潔で内容が凝縮されているメールにするためには、まず結論を先に伝えることをオススメします。

結論を最初にすることで、「相手に何を伝えたいのか」「何の案件に関することなのか」「どういう対応が必要なのか」などの内容を即座に伝えられます。つまり、『5W2H』(いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように・いくらで)を意識したメールにすることが重要です。どのような対応が必要なのかという『5W2H』の情報が最初の2~3行に凝縮されているだけで、メールの印象は異なります。

メールの返信が早いことは、相手に好印象を与えることが多いですが、それは中身が伴っていることが大前提であることを肝に銘じましょう。スピードを意識するあまりに中身がない内容を送っていたとしたら、それは本末転倒です。必要事項を正確に伝えるという“コミュニケーションの本質”を忘れることなく、的確に対応することを心がけましょう。

すぐに返信を心がけることで対応力のスピードもアップ

多くの煩雑な業務をこなさなければならない社会人は、働く時間が非常に限られています。そのため、メールの返信などの対応を後回しにしがちです。その結果、対応が遅れて後に大問題に発展するケースも珍しくはありません。

対応の遅れによってトラブルが生じるということは、非常に“もったいない”ことなので、まずはメールの返信をすぐにすることを徹底しましょう。ただ、内容によっては即答ができないケースももちろんあります。そうした場合は、「その件については社内で検討しますので、●●日までには回答します」と期限を決めて、今は内容に答えられない旨を伝えましょう。この簡単なやり取りを怠ることで、先方やいっしょに働く仲間からの信頼を失っているケースは多いそうです。

「たかがメールの対応で評価が決まるわけではない」と考えている方も多いかもしれませんが、メールの対応一つを変えるだけでも業務の効率化を意識づけることができます。やらないことの言い訳を探すのではなく、仕事を協力して行うパートナーへの思いやりを持ち、いかに有意義なやり取りをするかということに力を入れましょう。そうすることによって、社会人としての対応力はおのずと身についてくるのです。

2016/04/10 更新

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