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追われる仕事ではなく“追う仕事”を

追われる仕事ではなく“追う仕事”を

仕事で成功する上で重要なのがスケジューリングです。しっかりと納期を守って仕事ができていれば一定の評価を得られますが、スケジュール管理ができていないとそれだけでマイナスポイントになることも……。自分のペースで仕事を行うためにも、追われるのではなく、“追う仕事”を意識しましょう。

追われてやる仕事には苦痛を伴います

皆さんは、“自分のやりたい仕事”ができていますか? 当コラムでいう自分のやりたい仕事とは、自分の好きな領域を職域にすることではありません。言い換えれば思い通りに業務管理をできていますか? という意味合いになります。

仕事には人それぞれにスタイルがあります。ただ、自分のスタイルでやりたい仕事に取り組むためには、仕事に追われている状況では難しいでしょう。しかも、仕事に追われることによって、取引先や上司、先輩からの“追い”が発生し、追い詰められて精神状態としても苦しいなかで仕事を行わなければなりません。

そんな状況では仕事を楽しめるわけがなく、疲れ果てて潰れてしまうケースもあるでしょう。そうならないためにも、仕事は追われるのではなく、“自分から追う意識”を持つことが重要なのです。自らがスケジュールを切り、進行し、管理することで仕事に向き合う姿勢も変わってくるでしょう。

仕事を時間管理するための3つのポイント

では“追う仕事”をするためには、どのような意識を変える必要があるのでしょうか? もっとも効果を発揮するのが時間の管理です。時間の管理が的確に行えるようになると、スケジュールが狂うことが少なくなり、自分のペースを保ちやすくなります。以下では、上手に時間管理するための3つのポイントをご紹介します。

ポイント1.仕事が発生した時点ですぐに分類する

仕事が割り振られた段階で、「すぐできるもの」「後でやるもの」「あえてやらないもの」の3つに分けましょう。3つに分けるポイントとしては優先順位とその仕事にかけられる時間です。優先順位が高いものはすぐに取りかかる、または計画的に後で取りかかる必要があります。的確な時間配分を考慮してスケジューリングすることが大切です。また、内容によってはあえてやらないというのも1つの選択肢だといえます。マスト業務でなければ後ほど時間を取って行うか、あるいは誰かに託すというのも有効です。

ポイント2.いつ着手し、いつ終わらせるかを意識する

ポイント1で「後でやるもの」に分類した仕事は、いつ着手していつ完了するのかを明確にしましょう。しっかり日程を決めて取りかかることによって、さらに細かくどのように動けばいいのかも見えてきます。万が一、予定を変更することになった場合は、その理由について深く検証するようにしましょう。予定がずれ込んだ原因が自分マターだった場合は、同じことを繰り返さないことが大切です。こうした検証もスケジュールをしっかり管理しているからこそ行えます。

ポイント3.急に入る仕事も想定して少しの空き時間を設ける

仕事というのは思い通りに進まないことの方がほとんどであり、予定になかった案件が急に降ってくることなどはざらにあります。急に発生した仕事の緊急性が高いとポイント2で設定したスケジュールが乱れる可能性も。そうした突発的な対応があった場合にも、全体のスケジュールを大きく影響されないために空き時間の設定が重要です。決してさぼるためではなく、業務を円滑に行うために時間に余裕を持ちましょう。急な業務が入らなければ、雑務をこなしたり、新しいアイデアを考えたりする時間にあてればいいのです。

“追う仕事”とは自分のペースで楽しめる仕事

上記のようにスケジューリングを徹底することによって、追われて仕事をするシチュエーションは確実に減少するはずです。「しなければならない」という意識を持ってずっと仕事をしているときっと疲れてしまうでしょう。なので、「やりたい」「やってみよう」という前向きな気持ちを持って、「そのためには何をすればいい」という視点で仕事を追いかけてみましょう。

“追う仕事”は自分のペースで行えるので、楽しむことができます。そして、自らが発信者となることで、責任を持ち、さらに周囲に対しても影響力を持って仕事に取り組めます。つまり、仕事における“主体性”が変わるのです。

新入社員や社会復帰して間もない方など、社会人としての経験値が少ない方は、どうしても指示に従って業務を行うケースが多くなります。ただ、その中でも自分が意思決定をして取り組める業務を一つずつでも増やしていきましょう。主体性が変わることによって、自分でコントロールできる領域が広がり、“仕事における楽しみの幅”もきっと広がるはずです。

2016/04/11 更新

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