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回せていますか?仕事の基本「PDCAサイクル」

回せていますか?仕事の基本「PDCAサイクル」

皆さんは、「PDCAサイクル」という言葉をご存じですか? 現在、多くの日本企業で業務改善のための概念として考えられている管理手法の一つです。シンプルなマネジメント方法ですが、仕事を円滑に行うための基本が凝縮されています。まだ実践したことのない方は、一度この手法を試してみましょう。

PDCAサイクルの意味と実践することのメリット

PDCAサイクルとは業務プロセスの管理手法の一つです。頭文字のPDCAは、Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)Act(改善)の4段階の活動を意味しており、これらの活動を繰り返し行うことで、継続的にプロセスの改善を行います。

「計画(Plan)を立てて実行(Do)し、結果やプロセスを検証(Check)。そして改善(Action)を行い、また次の計画(Plan)を立てる……」というようにPDCAサイクルはその事業が続く限りずっと「計画→実行→検証→改善」をループし続けます。繰り返し行うことで業務改善や品質向上のスパイラルを実現することが目的です。

PDCAは、もとはメーカーの商品開発や生産管理の現場で用いられていましたが、業種・職種問わず応用できるということで、現在では多くの企業が導入しています。また、家事の効率的な進め方、人生のプランニングなどにも応用されており、その幅は仕事だけに留まりません。つまり、すべての生産活動においてより高い品質を求める際に最適な考え方なのです。

PDCAの各パートの役割を再確認

多くの業種・職種で用いられているこの「PDCAサイクル」の概念ですが、それぞれのパートでどのような役割を持っているのでしょうか。具体的に見てみましょう。

P(計画)=これからの行動内容を考える

PDCAサイクルの1つ目にあたり、業務の方向性を決めるための重要なパートです。発生する業務を細かく分解し、『5W2H』の考え(いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように・いくらで)に基づいて、効率の良い最適な業務内容を考察します。要件定義のフェーズのため、時間をかけてしっかりと未来の計画を検討しましょう。

D(実行)=計画したことを実行する

2つ目のパートは実行です。Pのパートで計画したことを実行します。具体的な行動のフェーズとなります。どんなに入念に計画を行ったとしても、予定通りに進まないことの方が多いはずです。後で評価がしやすいように、計画を意識して行動し、数値や結果が分かるような仕込みをしておきましょう。

C(評価)=結果について判断する

3つ目のパートは評価です。事業内容が良かったにしろ、悪かったにしろ結果について判断をします。特徴としては、この時点では良し悪しだけを判断することです。実行の際に仕込んだ数値や結果に基づいて、誰が見てもわかる基準で評価を行いましょう。具体的で客観性のある評価を行うことがポイントとなります。

A(改善)=見直しをして改善を図る

PDCA最後のパートは改善です。3つ目の良し悪しの評価に基づき全体の見直しを図ります。事業を継続するか、またはやめるか、それとも微修正するかなどを考え改善策を捻出します。また、このフェーズで重要なことは、次の計画を意識して見直しすることです。PDCAサイクルは事業が続く限りずっと継続します。長期的に続くことを想定して改善を行いましょう。

リーダー層においても求められるPDCAの実施

PDCAの基本内容については上記でご説明しましたが、実際にこの考え方がもっとも必要とされるのは主にリーダーの役割を持つ人たちになります。リーダーとしてより強い組織をつくっていくためには、「計画→実行→検証→改善」の繰り返しが欠かせません。ただし、そうした管理者のカテゴリーの人材でも、PDCAをきっちり回せている人は、実は少ないといえます。

業務が多様化し、マルチタスクが求められるようになった昨今では、意思決定が求められるリーダー層レベルの人間でも目の前のことや自分たちに関連していることだけに囚われがちです。目先のことだけを取り組んでいても、長期的なビジョンを描くことはできないので、PDCAの基本に立ち返って、じっくりと行動を検証してみることが重要だといえます。

PDCAには試行錯誤がつきものですが、生産性向上や業務改善において多くの効果を出してきた概念です。この思考パターンを習慣化することで、期待する結果を出すことに間違いなく近づくでしょう。決して行き当たりばったりの仕事をするのではなく、客観的な視点で自分たちの仕事を見返しして、改善策を練り直す。そうした地道な努力ができるかどうかが、成功への分かれ道となるのです。

2016/04/12 更新

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