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回せていますか?仕事の基本「PDCAサイクル」

回せていますか?仕事の基本「PDCAサイクル」

回せていますか?仕事の基本「PDCAサイクル」

皆さんは、「PDCAサイクル」という言葉をご存じですか? 多くの日本企業で業務改善のための概念として考えられている管理手法です。シンプルなマネジメント方法ですが、仕事を円滑に行うための基本が凝縮されています。

PDCAサイクルの意味と実践することのメリット

PDCAサイクルとは業務プロセスの管理手法の一つです。頭文字のPDCAは、Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)Act(改善)の4段階の活動を意味しており、これらの活動を繰り返し行うことで、継続的にプロセス改善を行います。

「計画(Plan)を立てて実行(Do)し、結果やプロセスを検証(Check)する。そして改善(Action)を行い、また次の計画(Plan)を立てる。」というようにPDCAサイクルはその事業が続く限りずっと「計画→実行→検証→改善」をループし続けます。繰り返し行うことで業務改善や品質向上のスパイラルを実現することが目的です。

PDCAは、もとはメーカーの商品開発や生産管理の現場で用いられていましたが、業種・職種問わず応用できるため、現在では多くの企業が導入しています。また、家事の効率的な進め方、人生のプランニングなどにも応用されており、その幅は仕事だけに留まりません。すべての生産活動においてより高い品質を求める際に最適な考え方です。

PDCAの各パートの役割を再確認

多くの業種・職種で用いられている「PDCAサイクル」の概念ですが、それぞれのパートでどのような役割を持っているのか具体的に見てみましょう。

P(計画)=これからの行動内容を考える

PDCAサイクルの1つ目にあたり、業務の方向性を決めるための重要なパートです。発生する業務を細かく分解し、『5W2H』の考え(いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように・いくらで)に基づいて、効率の良い最適な業務内容を考察します。要件定義のフェーズのため、時間をかけてしっかりと未来の計画を検討しましょう。

D(実行)=計画したことを実行する

2つ目のパートは実行です。P(計画)のパートで計画したことを実行します。具体的な行動のフェーズとなります。入念に計画しても、予定通りに進まないことが多いです。後で評価がしやすいように、計画を意識して行動し、数値や結果が分かるような仕込みをしておきましょう。

C(評価)=結果について判断する

3つ目のパートは評価です。事業内容が良かったにしろ、悪かったにしろ結果を判断します。この時点では良し悪しだけを判断します。実行の際に仕込んだ数値や結果に基づいて、誰が見てもわかる基準で評価を行いましょう。具体的で客観性のある評価を行うことがポイントです。

A(改善)=見直しをして改善を図る

PDCA最後のパートは改善です。3つ目の良し悪しの評価に基づき全体を見直しします。事業を継続するか、やめるか、それとも微修正するかなどを考え改善策を捻出します。次の計画を意識して見直しすることが重要です。PDCAサイクルは事業が続く限りずっと継続します。長期的に続くことを想定し改善しましょう。

リーダー層においても求められるPDCAの実施

PDCAの考え方がもっとも必要とされるのは主にリーダーの役割を持つ人たちです。リーダーとしてより強い組織をつくるためには、「計画→実行→検証→改善」の繰り返しが欠かせません。

業務が多様化し、マルチタスクが求められるようになった昨今では、意思決定が求められるリーダー層レベルの人間でも目の前のことや自分たちに関連していることだけに囚われがちです。目先のことだけを取り組んでいても、長期的なビジョンを描くことはできないので、PDCAの基本に立ち返って、行動を検証してみることが重要です。

PDCAには試行錯誤がつきものですが、生産性向上や業務改善において多くの効果を出してきた概念です。この思考パターンを習慣化することで、期待する結果が出せるでしょう。客観的な視点で自分たちの仕事を見返し、改善策を練り直す。地道な努力ができるかどうかが、成功への分かれ道となるのです。

2020/06/08 更新

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