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ついやりがちなメールでのマナー違反な対応

ついやりがちなメールでのマナー違反な対応

現代のビジネスマンにとってメールは、社内外問わず必須のコミュニケーションツール。ただ、プライベートでもメールを利用する機会が多いため、マナーについて意識していない人も少なくないようです。ビジネスシーンでのメールは、一通のやり取りがその後の仕事に支障をきたすケースも。メールは直接会って話したり、電話したりするのとは異なり、“文面によって会話”をするので余計に注意が必要なのです。

プライベートのメールやメッセージと同様の意識は禁物

インターネットが普及し、家族や友人とメールやメッセージアプリでやり取りするのが当たり前になった現代では、社会人になるまでメールを利用したことがない人の方が珍しいでしょう。ただ、メールがいい意味でも悪い意味でもありふれた存在になってしまったが故に、ビジネスシーンにおけるメールで礼儀を欠いた表現や失礼な内容を送ってしまう若者が急増しているそうです。以下のような内容のメールに心当たりはないでしょうか?

・文脈の最後に絵文字や顔文字を使ってくる

・宛先の書き方がわかっておらず様や役職を付けない

・ブログのように無駄な行間があって読みにくい

・尊敬語と謙譲語の交ざった間違った敬語を使っている

上記のような内容を送ってしまう要因としては、友だちや家族とのやり取りとビジネスシーンでのメールを切り離して考えられていないことが挙げられます。気心を知れた間柄の相手とビジネスパートナーに対する対応が異なるように、メールも対応の仕方を変えなければなりません。万が一ブログやSNSのメッセージのやり取りと同様に捉えているとしたら、考え方を改めましょう。そして、ご自身の周りにそういう方がいる場合は、注意する必要があります。

間違った言葉遣いが相手に与える悪印象

また、本人が丁寧な対応をしているつもりでも言葉遣いが間違っていることにより、相手に不快を与えてしまったり、意図した通りの内容が正しく伝わらなかったりするケースがあります。メールは会話と違って文面がそのまま残ります。そのため、話している際や電話をしている際よりもさらに注意が必要です。以下では使い方を間違えやすい言葉遣いの事例を紹介します。

間違った表現

正しい表現

了解しました

承知しました、かしこまりました

使い方は後ほどお教えいたします

使い方は後ほどご説明します

上司にも申し上げます

上司にも申し伝えます

詳細については○○におうかがいください

詳細については○○にお聞きください

○○は休みをいただいております

○○は休みをとっております

ご拝読いただきありがとうございます

ご覧いただきありがとうございます

おわかりいただけましたか?

ご理解いただけましたか?

上記の表現はベテラン社員でも間違えているケースが多いので、自分ごとで捉えてメールの文面をチェックするようにしましょう。普段の言葉遣いが間違っているとメールの文面でも同様に正しくない表現を用いてしまいます。間違った表現を無意識で使用していた方は、尊敬語と謙譲語の使い方をもう一度見直し、この機会に正しい言葉遣いを身につけましょう。

対応の遅れがあった際の軽率な対応に注意

メールの文面が無礼だったり、文章内容が拙かったりするのは問題ですが、対応の不備があるケースも同様に問題として重く受け止めるべきでしょう。特に気をつけたいことは“返信忘れ”です。さまざまな業務に追われ忙しく働く現代人にとって、メールの返信を失念してしまうことは珍しいことではありません。それ故に伝達ミスが生じた際の対応の仕方でビジネスマンとしてのスキルを判断されることを肝に銘じておきましょう。

メールの返信を忘れてしまった際に一番やってはいけないことは、そのままスルーすることです。日数が経って連絡するのが気まずい状態ですが、そのまま連絡していない状態が続くと相手との関係が悪化するケースがほとんどであり、場合によってはクレームを招くこともあります。どんなに遅くなってしまったとしても、誠意を持って返信をしましょう。

そして、「大変失礼しました。遅ればせながらご連絡させていただきました」など、その際にきちんとお詫びをすることが大切です。「うっかり忘れていて」「多忙だったため」のような自己都合の言い訳は論外といえます。実際にそうした理由であったとしても相手に悪い印象を与えるだけです。自身の対応に不備があった場合は、メールに限らず誠意をもって謝るようにしましょう。真剣さが伝われば、一度のミスであれば許されるケースがほとんどです。

2016/04/15 更新

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