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業務を円滑にする上手な指示とは

業務を円滑にする上手な指示とは

ビジネスは多くの人との連携によって成り立っているため、仕事を他人からお願いされたり、反対にお願いしたりすることは日常茶飯事です。自分だけで仕事を行うわけではないので、そうした他者を介す場合は“指示の正確さ”が非常に重要になります。指示の内容が不明瞭だと仕事自体の精度が下がってしまうことも珍しくありません。的確且つスピーディーに事を進めるためにも、依頼する側、される側双方にとってメリットのある指示の仕方を徹底する必要があるのです。

指示に具体性を欠く人は仕事ができない人

冒頭で不明瞭な指示は仕事の精度を下げる可能性があることに触れました。たとえば、上司が部下に出した業務の指示に具体性がなく曖昧だった場合、仕事の成否は指示の受け手である部下の能力に依存します。初めて行う業務にもかかわらず締め切り日だけを告げて後は丸投げ、あるいは「売り上げをアップしろ」「業務改善案を出せ」といった具体的な行動に落とし込みづらい指示では、時間もかかってしまいますし、正確さにも欠けてしまいます。

具体性がなく曖昧な指示しか出せないということは、そもそも業務の本質を理解していないといえるでしょう。万が一それが組織をまとめる責任者であった場合は、事業自体がうまくいかない可能性も危惧されます。それほど“指示の精度”と“仕事の質”は密接に関わっているものなのです。

上司は部下に指示を出し個人の成長を促しながら業務全体を円滑に回すことが求められますから、指示の精度を日々磨く必要があります。また、業務の本質を理解できていないが故に曖昧な指示しか出せないということは、自分のマネジメント能力不足を露呈してしまうことになりかねません。指示に具体性を欠く人は、仕事のことをわかっていない人、つまり“仕事ができない人”ということなのです。

仕事の精度に直結する精度の高い指示

指示を出して業務を任せることや指示を受けて業務を遂行することは、ビジネスシーンでは当たり前の光景です。そのため、指示の精度をいかに高めるかがビジネス全体の精度を高めることに直結するのです。また、精度の高い指示は業務を円滑に進めるだけではなく、教育面においても重要な意味を持ちます。指示を受ける部下は上司の指示の仕方を学ぶことができ、その内容如何によっては部下の成長スピードも大きく変わってくるのです。

一方で、指示の精度は上司と部下の縦の関係だけでなく、同僚間、他部署間、グループ会社間、パートナー企業間といった横の関係においても重要な意味を持ちます。たとえば、自分が仕事を受ける立場だとして、指示が的確でない相手からの仕事を継続して引き受けたいと思うでしょうか? 相手が上司の場合はそれを受け入れるしかない場合もありますが、自分と対等関係にある相手から不明瞭な指示を受けたとしたら、「やりにくい」と感じ、次回は断るケースも出てくるでしょう。

つまり指示の精度を高めることは相手への配慮でもあります。その点をあまり意識せずに雑な指示ばかりしていると、知らぬ間に自分の悪評が広まっているなんてこともあるかもしれません。また、雑な指示に対しては依頼された側の仕事も雑になることも否めません。それは最終的に自分の不利益にもなり得るので、いい仕事をするためには的確な指示を出すことを心がけましょう。もし指示を受ける側だったら、不明瞭な点についてはとことん質問して疑問を解消することも大切です。

明確ながら強制的ではない指示を心がけましょう

指示に具体性があると受け手は理解しやすく非常に有益ですが、どんなに具体的な指示であっても、一度指示して以降は“すべて任せっきり”という対応はよろしくありません。しっかり進捗状況を確認し、場合によっては軌道修正の指示を出す必要も出てきます。コミュニケーションを密に取ることも仕事で成功するための重要なファクターだといえます。

また、指示の出し方にもちょっとした工夫が必要です。自分の部下や後輩に何か仕事を依頼する際は、強制的な言い方になったり、雑な指示になったりしがちです。「この仕事をやっておけ!」などという強制的なやり方では部下や後輩は怖がるだけで、自発的な成長など見込めません。そのようなやり方には受け手が嫌気を覚える可能性も否定できません。良好な関係を保ちながら仕事をするためには、指示の際の対応の仕方にも気を配りましょう。

強制的にならない工夫の一つとしては、内容が明確であるけれどその実行方法についての詳細は任せる、といったものがあります。完成型についてはしっかりと明示し、双方共通のイメージが出来ている、その上で指示を受けた業務実施者の自由なやり方を認める、という指示が理想的でしょう。仕事において指示は重要ですが、決して“指図”になってはいけません。ともに仕事を進めていくパートナーに敬意を示しつつ、的確な指示を出すことを心がけて仕事をしていきましょう。

2016/08/16 更新

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