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効率を重視したメリハリのある働き方とは

効率を重視したメリハリのある働き方とは

働く上で切っても切り離せない概念の一つが「効率」です。いかにムダを省き、生産性の高い業務を行えるかでその人の出来不出来が判断されることも少なくありません。では、効率のよいメリハリのある仕事をするためには、どのようなことを意識すべきなのでしょうか。ムダを省いて大きな効果をあげるための手法について掘り下げます。

まずやるべき“To Do”と“Not To Do”の仕分け

仕事の効率を上げようと考えた際に、業務内容を整理する“To Doリスト”の作成から始める人が少なくありません。しかし、その前に、「それは本当にやらなければならないことか」「やらなければならないとしても他の人に任せられないか」という点から、“To Do”と“Not To Do”の仕分けをしてください。少しでもTo Doリストが短くなるなら儲けものです。

責任感の強さから何でも自分で仕事をこなそうとする人がいます。しかし、企業や組織においては、そうした人はあまり歓迎されません。徹夜続きで獅子奮迅の活躍をしたとしても、見ている方にとっては心臓に悪いだけです。万一、倒れられたり納期に遅れたりしたら、個人の問題にとどまりません。業務遂行能力だけでなく、任せる力も養う必要があります。そのために“Not To Do”を活用しましょう。

To Doリストを作成して明確にする優先順位

やることとやらないことを仕分けてはじめて、To Doリストの内容を吟味しましょう。リスト内に記載された項目が全て「至急」になっていることはありませんか? もちろんそんなわけはありません。本当に「至急」でやらなければならないこととそうでないものを分けないと、業務の生産性が悪化します。しっかり優先順位を付けましょう。

優先順位が同じものが複数ある場合、一番面倒くさい(時間がかかるものや難易度の高いもの)から先に着手するとよいでしょう。一番面倒なものを後回しにすると、精神的に悩まされてしまい、よく眠れなかったり目の前の業務に集中できなかったりするからです。

効率のアップのためには段取りが大切

仕事の効率が悪い人は、端的に言って「段取り」が悪い人です。では段取りとは何でしょうか? それは仕事のゴール・成功条件を明確化し、そこから“逆算”または“シミュレーション”してTo Doを導き出し、それに優先順位を付けることです。

段取りの上手な人は走りながら考えるタイプの人と異なり、ムダな繰り返しや手戻りがありません。たとえば、社内で決定すべき重要な課題がある場合、会議の参加メンバー(決定権の有無も含めて)と検討すべき事項をもれなく洗い出し、その上で会議招集する必要がありますが、段取りが悪いと、「A部長の意見もお聞きする必要があります。後日もう1回、A部長を交えて会議をやりましょう」ということになります。

段取りは経験を積めば一定レベルにまで向上しますが、報告、連絡、相談(報連相/ホウ・レン・ソウ)をはじめとするコミュニケーション力が高い人には、段取り上手が多いようです。

捨てる技術も時には必要……あくまでも結果を重視

また、成功する見込みの薄い仕事をバッサリと捨てて、成功する見込みの高い仕事やハイリターンの仕事に自分のリソースを振り向けるのも効率を上げることにつながります。

たとえば、あなたが法人営業だとしましょう。毎月のようにコンペにエントリーし、その準備のために残業時間が膨れ上がります。しかし、コンペの結果は散々で、自分の営業目標を達成できないばかりか、手伝ってくれた同僚の仕事効率にも悪影響を及ぼします。勝てる見込みの高い案件にリソースを集中していれば、何件か受注できたかもしれないのです。

上司や先輩など周囲の人はあなたをちゃんと見ています。忙しくしているから、残業が多いから、目的を達成しなくても許されるということは決してありません。自分の適性やリソースの棚卸をした上で、それらを会社や組織は求める目標を達成できるように最適に割り振りましょう。

2016/05/31 更新

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