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何かとルールが多いビジネス文書の書き方

何かとルールが多いビジネス文書の書き方

「丁寧な文章を作成したつもりが、かえって失礼な内容になってしまった」そんな経験はありませんか? ビジネス文書は非常にデリケートであり、さらに間違った表現を認識してしまっているケースも多いです。一人前のビジネスマンとして見られるように手紙やメールの文面には気を遣いましょう。

ビジネス文書が公的であることをわきまえましょう

ビジネスシーンにおいてメールを取引先に送ることはもはや日常的に行われるようになりました。また、メールの普及に伴って使用される場面は以前より少なくなりましたが、手紙を送ることもあるかと思います。ただ、ビジネスのやり取りの際に用いる“公的な文書”の基本がおさえられていないことも多々見受けられます。そういうケースでは、受け取る側の心象を悪くすることも考えられるので、文面には細心の注意を払うようにしましょう。

まず、口頭でのやり取りと違って文章は、データや紙で保存されることで“残るもの”であることを念頭に置いてください。そのため、ミスや不備があるとこちらの“過失のエビデンス”となることも考えられます。取引先や上司に揚げ足を取られ、その後の仕事がやりにくくなるなどのケースもあるので、一言一句間違えやご認識がないかをしっかり確認することが大切です。

その他にも「結論から述べる」「段落分けで構成する」「要点をしぼり箇条書きにする」など相手が見やすく、内容理解をしやすくする工夫を心がけましょう。ビジネス文書は仕事における伝達の手段の1つであり、“送ることがゴールではなく伝えることがゴール”となります。そのため、読み手の視点に立った読みやすい文章を作成することは基本中の基本なのです。

より重要な局面で利用される手紙の送付

通信技術の発展から、書面でのやり取りに関しても手紙やFAXなどよりもメールが重宝される時代になりつつあります。ただ、重要な場面では未だに手紙によって書面を送ることが日本では美徳と考えられている節があります。では実際に手紙を送るのにふさわしいシーンとはどんな場合なのでしょうか? 以下でまとめてみました。

【手紙でビジネス文書を送るにふさわしいシーン】

・飛び込み営業をした際のお礼状

・初めての訪問をした際のお礼状

・取引が締結された際のお礼状

・お中元に対するお礼状

・お歳暮に対するお礼状

・トラブルがあった際のお詫び状

・事務所移転があった際のお知らせ状

・役員交代など人事異動の際のお知らせ状

・年賀状

・暑中見舞い

・残暑見舞い

・寒中見舞い

メールでのやり取りを基本としていたとしても、上記のように節目の際には手紙を送ると相手に好感を持ってもらいやすくなります。ただ、手紙は届くまで時間がかかることもあり、迅速な対応が必要なケースはメールの方が好まれる場合もあります。そして、常に手紙ばかりだと、特別感が少し薄れてしまうので、効果的に手紙を利用するようにしましょう。

気をつけるべき宛名の書き方と言葉遣い

ビジネス文書の基本とシチュエーションを学んだ後に、次に気をつけるべきは宛名の書き方と言葉遣いです。つまり文面の中にミスがないかを注意することが大切です。

中でも特に勘違いが多いのが宛名の書き方になります。たとえば「社長様」「部長様」のように役職名の後に様が入っているのを見かけたことはありませんか? 様は人名の後に使われるのが基本で、社長や部長などの敬称の後には使いません。敬称がわからない場合は「担当者様」という書き方もあるので同時に覚えておきましょう。また、「各位」の後に様とつける人もいますが、「各位=皆様」という意味なので様が重複します。宛名の書き方だけでも恥をかいている可能性があるので、きちんと基本を身につけましょう。

また、同様に気をつけるべきなのが言葉遣いであり、その中でも一番多いミスが二重敬語です。「拝見させていただきました」「ご覧になられる」「お越しになられる」「おっしゃられる」などは高い頻度で使われていますが、すべて間違いになります。丁寧にしようとするあまり使い方が異なる日本語を連発している人が増えてきています。後に別のコラムで紹介しますが、きちんとした敬語の使い方を身につけることが大切です。

このように何かとルールや決まりごとが多いビジネス文書ですが、丁寧さが求められる理由としては重要度の高さが挙げられます。文面1つで先方の印象が変わることもあるので、仕事において文章で状況や想いを伝えなければいけない場合は、神経を研ぎ澄ませて取り組むことが重要だといえます。

2016/04/22 更新

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