後任に迷惑をかけないためのスムーズな引き継ぎ

ビジネスには異動や転職は付き物であり、担当者が変わることは珍しいことではありません。ただし、前任者からしっかりと仕事の引き継ぎがなされていないと、後任者が困るだけでなくトラブルに発展してしまうケースもあります。そのため前任者は後任者のことを考えて、丁寧な引き継ぎを行うことがビジネスマナーだといえます。当コラムでは、引き継ぎの際に気をつけるべきポイントについて紹介します。

異動や転職の際に必要になる丁寧な引き継ぎ

異動や転職による後任者への引き継ぎは絶対に欠かすことのできない仕事の一つです。しかし、引き継ぎのタイミングは年度末であることも多く、引継ぎ以外の業務で忙しい時期でもあります。そんな限られた時間の中で的確に“業務のバトンタッチ”を行うことはとても大変な作業であり、労力が伴うのです。

限られた時間の中で効率的に引き継ぎを行うためには、「口頭で伝えること」「資料として紙やデータに残して伝えること」を明確に分けたうえで事前に準備しておくことがポイントとなります。異動や転職の場合に限らず、病気や長期の出張などの理由で会社に出勤できず仕事が滞ることもあり得ます。そういった事態に陥ったときを想定し、自分の業務をいつ誰に託しても大丈夫なように常日頃から準備しておくことが大切です。そうすれば、いざ異動、転職となっても慌てることはありません。

また、引き継ぎのもう一つのポイントとして、言葉や資料だけで説明するのではなく、実際に行動で伝えることが挙げられます。営業であれば取引先に一緒に連れて行く、内勤であっても自分がどういった業務を行っているかを実際にやって見せることで、より仕事の具体的なイメージを持ってもらいやすくなります。そうすることでより丁寧な引き継ぎができるようになるのです。

引き継ぎがうまくいかないとトラブルのもとにも

引き継ぎは後任者に丁寧に仕事を託すことはもちろん、しっかりと業務方針や重要事項を的確に伝えることも同様に大切なことです。後任者には業務や取引先の連絡先、ツールの使用方法だけではなく、業務を行うえで抱えている課題や問題も忘れずにしっかりと伝える必要があります。

単に業務のやり方や進め方だけの引き継ぎであったならば、後任者も同じ課題や問題にぶつかることが容易に想像できます。それが原因でトラブルに発展してしまうと最悪の場合、取引先との契約関係も破談になってしまうケースもあり得ます。引き継ぎのタイミングは先方に取っても一種のターニングポイントであるだけに、契約の見直しをされる危険性もあるのです。

事前にどういった課題があり、その解決の為にこれまで何をしてきたかをきちんと引き継げば、解決までの時間を短縮し、トラブルを未然に防げます。引き継ぎをしっかりと行うことは取引先との関係性を継続していくために重要であるだけでなく、後任者が同じ轍を踏まないために配慮することでもあります。

自身の都合で引き継ぎの手を抜くことは御法度

異動や転職することになった場合、どうしても新たな環境の方に意識がいってしまいがちです。そして、現在の業務に対する興味が薄れてしまうことも多々あります。業務における責任感がなくなると、後任者への引き継ぎもできるだけ手間をかけず簡単に済ませたいという気持ちが出てきかねません。

しかし、業務を引き継ぐ側の手間や面倒などの都合は、後任者や取引先にはまったく関係ありません。その業務自体が継続する限り、後任者への引き継ぎは絶対にやらねばならない仕事です。自身の都合で手を抜いてしまえば、後任者や会社だけでなく取引先にまで迷惑が掛かってしまうことをきちんと認識しましょう。

引き継ぎは後任者がいかに仕事をしやすくなるかを考えたうえで、きちんとバトンタッチすることが大切です。そのためにも自分の業務を体系化し、いつでも引き継ぎができる準備をしておくことが、周囲に迷惑をかけずにスムーズに行うコツだといえるでしょう。

2020/12/16 更新