ゼロにしたいうっかり忘れによる仕事のロス

人間は物忘れをする生き物です。常に新しい情報をインプットするため、記憶のメカニズムは古い情報やいらない情報を忘れるようにできています。忘れることは人間が生きるうえで必要な機能ですが、時にその機能ゆえに仕事で大きく穴を開けてしまう危険性もあります。うっかり忘れをなくすためにはどんなことに気をつけるべきであり、また万が一失念してしまった場合はどのような対処法が必要になるのでしょうか。

うっかり忘れの対策をすることはビジネスマンの務め

仕事ができる人、できない人を分けるポイントの一つとして、うっかり忘れの頻度が挙げられます。うっかり忘れが多い人は会社や取引先に迷惑をかけることが多々あるため、仕事を任す立場の上司や先輩としては、安心して仕事を依頼できない状況です。一方でうっかり忘れが少ない人は仕事の抜けや漏れも少なく、重要な仕事を任せやすくなります。このように、安心して物事を託せる人に自ずと仕事は集まってくるものなのです。

ただし、冒頭でも触れたように人は物忘れする生き物であり、すべてを記憶に留めることはできません。つまり、単に能力差だけで語られる話ではないのです。そのため、忘れることを前提にいかに重要事項の抜けや漏れがないかを意識することが重要になります。うっかり忘れが少ない人も、重要事項においては注意力が必要です。

一人前の社会人として、色々な仕事を任せてもらいたいと考えているのであれば、その点をきちんと認識しましょう。新人のうちは1、2回のうっかり忘れは許されるかもしれませんが、回数を重ねるごとに徐々に信頼を失うことにつながります。うっかり忘れをなくすよう対策し、きちんとした対応を心がけることもビジネスマンとしての務めなのです。

忘れないように自分なりに工夫をすることが大切

では具体的にどのような対策を講じればうっかり忘れを減らせるのでしょうか。以下におすすめの方法を3つご紹介します。

1.スマホアプリなどのツールを使う

スマホのアプリにはスケジュール管理、タスク管理など便利なアプリが豊富にそろっています。タスクを入力し、期日をセットすればアラームやバナーで通知してくれるため、うっかり忘れを防げます。多くのアプリが無料で提供されているので、いくつか試して自分に一番合ったものを選択することをおすすめします。

2.スケジュール帳に手書きで書き込む

一般的にパソコンやスマホなどのデバイスに打ち込むよりも、手書きの方が記憶に残りやすいといわれています。そのため便利なアプリがあるにもかかわらず、現在でもスケジュール帳でタスク管理をしている方は少なくありません。スケジュール帳でのタスク管理のポイントは自分なりのルールを明確にすることです。ルールが明確でないと後で見返した時に重要事項の区別がつかず、見落とすことになってしまいます。

3.付箋を使う

小さなホワイトボードなどを用意し、それに1日のタスクを書き込んだ付箋を貼ってスケジュール管理を行います。重要度によって色分けしたり、優先順位の高いものは太字で書いたりといった工夫をすることで、うっかり忘れを防ぎやすくなります。特に内勤の仕事をしている方におすすめの方法です。

人により向き不向きがあるため、どれが最適とはいえませんが、どの方法を選ぶにしても使いながら自分なりの工夫を加えることで、うっかり忘れを防ぐことができるでしょう。

万が一失念した場合はきちんと謝罪を

うっかり忘れは自分だけの問題ではなく、会社や取引先など多くの方に迷惑をかけます。そのため、対策を講じてうっかり忘れ防止に努めることは社会人として当然ですが、ミスをゼロにすることはなかなか難しいものです。万が一、失念によって仕事に影響が出てしまった場合はしっかりと謝罪をしましょう。

謝罪する場合、一番重要なことは、相手に対して誠意を見せることです。そして、失礼のない正しい敬語を使いましょう。謝罪は誠意がなければ絶対に伝わりませんので、口頭であれメールであれ、しっかりと謝罪の気持ちを込めて、一語一句にまで気を配る必要があります。

また、不測の事態があった際に慌てて丁寧な言葉遣いをしようとしても、ボロが出てしまうものです。普段から意識して正しい敬語や言葉使いにを使うことが大切です。常日頃から社内でも先輩や上司に対して正しい敬語を使うことで、いざという時の謝罪もきちんと対応できるようになるのです。

2020/12/18 更新