今さら聞けない社会人の基本的な礼儀作法とは

社内であれば仕事で多少のミスをしたとしても許されることがほとんどでしょう。しかし、お得意先や取引先を相手にした社外の対応では、一つのミスが契約破棄などの取り返しのつかない事態を招くことも考えられます。そのため、社外では社内以上に礼儀作法やマナーに気を遣う必要があります。一人ひとりが自社の評判を背負っているという自覚を持ち、外部の人からも評価される誠意ある対応を心がけましょう。

礼儀正しさが求められる社外での対応

相手と気持ちよく仕事をするための最重要項目は、礼儀正しい対応に徹することです。特に社外の相手には社内以上に気を配る必要があり、無礼な対応によって仕事を失うこともあるかもしれません。対応ミスによる仕事のロスをなくすためにも、ビジネスシーンにおける基本的な礼儀作法を身につけることは不可欠です。仕事をするうえでの礼儀としては、大きく分けて「言葉遣い」「態度」「身だしなみ」の三点が挙げられます。相手を敬い、思いやることで不快感を与えない対応をすることが基本となります。 特に取引先との商談は、失礼な態度を取らないように気をつけるべきです。商談においては上下関係よりも、顧客対応が重視されます。したがって上司に対して「さん付け」で呼んだり、必要以上に丁寧に振る舞ったりすることは、顧客に対して失礼に当たるので注意しましょう。また、上司が部下に対して社内の上下関係を持ち出すことも御法度です。過剰な敬語を使う必要はありませんが、見下した態度を見せたり、乱暴な言葉や慣れ合った口調で接したりすることは慎むようにしましょう。 また、訪問や商談以外でも外部の方と頻繁にやり取りする機会があります。それは電話対応です。現代のビジネスシーンではメールでのやり取りが中心になってきていますが、重要な話に関しては直接クライアントと電話でやり取りする機会も少なくありません。その際の言葉遣いや声の大きさで会社全体の印象が変わることもあるので注意が必要です。特に電話は顔が見えないので、それを考慮した上での配慮を心がけましょう。電話口での明るい対応だけで会社の印象がよくなることも珍しくありません。

基本中の基本である名刺交換、エレベーターの乗降

社外の人と接する際の基本的なマナーとして覚えておきたいのが、名刺交換とエレベーターの乗降です。この二つは基本中の基本のマナーなので、できていないだけで会社の評判を悪くすることにもつながります。ちょっとした注意と気遣いで印象は変わるので、まずは基本をしっかりと押さえておきましょう。 まず、名刺交換に関しては、順番や渡し方が重要になります。仕事を発注する方が目上で請け負う方が目下であり、順番に関しては目下の方から名刺を差し出すのが一般的です。もし複数でやり取りをする場合は、役職が上のものから順番に交換します。また、名刺交換は必ず立ち上がって机を挟まずに行いましょう。名刺を両手で持ち、社名と名前を伝えて相手に差し出します。受け取る際も「頂戴します」と必ず声をかけましょう。また、名刺はすぐにはしまわず、商談中は机の上に置いておくのがマナーになります。 次にエレベーターの乗降に関しては、“顧客ファースト”の姿勢が求められます。中でも重要なのが乗降の順番です。エレベーターは案内する側が先に乗り込み、パネルを操作。「開」のボタンを押し、ドアが開いた状態をキープしたところで来客者を中に通します。逆に降りる際は来客者が先で自分は最後に降ります。もし乗り込む際にすでに他の人が乗っている場合は、外側の「開」ボタンを押しながら、来客者に先に乗ってもらってから自分が最後に乗ります。常に顧客を優先する姿勢を忘れないようにしましょう。

自身が会社の代表であることの自覚

社会人としての基本的な礼儀で重要なのは、自分自身の対応が会社の評判に直結することを自覚することです。社外の人からすれば、雇用形態も役職もまったく関係ありません。会社や組織の一員として常に恥ずかしくない行動や対応に徹することが重要です。これは当たり前のようですが、実践できていない人もたくさんいるので、まずは自分の行動を改めて振り返ってみましょう。 礼儀やビジネスマナーとは、互いに気持ちよく仕事をするための決まりごとです。最低限の決まりごとが守れないようでは、いっしょに仕事をする際も同様に約束を果たしてもらえないと思われても仕方がありません。礼儀やビジネスマナーを守ることは、自分が信頼できるビジネスマンであることの証明だと考えてください。そうすれば一つひとつの行動に自覚と責任を持つことができるでしょう。 取引先や提携先などの社外の人と商談をしたり、やり取りをする際は“自身が会社の代表”であることを認識しましょう。自覚を持つことで社外での対応が劇的によくなることでしょう。ビジネスにおいて社外の人と関わる際は無礼のないきちんとした対応が出来るように、基本的な礼儀作法やビジネスマナーは必ず身につけておきましょう。

2021/01/25 更新