電話の呼び出し音は2回まで
電話の呼び出し音が鳴ったらできるだけ早く受話器を取ります。呼び出し音が3回以上鳴ってから取った時には「（大変）お待たせ致しました。」のひと言を添えます。
第一声は社名や自分の名前を名乗る
外線ならば「お電話ありがとうございます。○○会社○○でございます」、内線ならば 「○○部の○○でございます」
相手を必ず確認する
相手の会社名や名前を復唱確認する。名乗らない場合は、「失礼ですが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか」と確認する。
挨拶も忘れずに
相手が社外の人の場合は、たとえ自分と直接関係のない相手でも「お世話になっております。」の挨拶を忘れずに。
メモは正確に
相手の用件は復唱し、正確にメモする。特に数字は間違えないように。不明瞭な点や聞き取りにくい場合には、「失礼ですが」と聞きかえして、確実に用件を把握します。
伝言メモの例
必要な項目を明記したメモ用紙を常に電話のそばに用意しておくと良いでしょう。
