会社の縁の下の力持ち「OA事務」
会社の縁の下の力持ち「OA事務」
どの業種のどんな企業においてもPCを用いた事務作業は常に発生します。そのため、事務職と言われる職業は不可欠であり、会社を支える縁の下の力持ちとも言える存在です。未経験でも採用されることもある事務という職業ですが、実際に現場ではどのような能力や対応が求められるのでしょうか。身近なようでわかっていないことも多い、PCを用いてさまざまな事務処理を対応する「OA事務」の仕事の魅力に迫ります。
会社問わず不可欠な代表的な事務作業スタッフ
規模の大小を問わず、事業を営むうえで必ず発生するのが事務作業です。どこかの会社から受注があれば契約書を作成する必要がありますし、何かサービスを提供した際には請求書を発行する必要があります。個人事業主やフリーランスであれば、そうした事務作業も個人で対応しなければなりませんが、多くの企業では事務職として採用しています。
一昔前までは、契約書や伝票の作成などは、すべてアナログ（手書きなど）で行われていました。しかし、現代ではPCを使って事務作業をすることが当たり前になり、アナログ作業をコンピュータなどを使って自動化するという意味合いを含めて、OA事務（office automation）と呼ばれることもあります。そのため、近年では事務業務をするうえでも、PCスキルは必須要素になりつつあります。
実際には、そうしたスキルが無い場合でも採用されることはありますが、業務を遂行しつつ、徐々にでも身につけていく必要があるでしょう。基本スキルがあれば活躍できる仕事であり、会社の規模にによっては、営業や経理など多くの部門に関わりサポートすることになります。人付き合いが好きであったり、業務補助をする役割を求めていたりする人には最適な仕事となるかもしれません。
指示に従って業務をこなすだけではない事務業
各部門から依頼を受けてその事務対応をするOA事務ですが、勘違いが生じやすいのはその働き方にあります。確かに依頼を受けてから対応するリアクション的な仕事が大半を占めますが、常に指示に従って業務をこなしていれば良いというわけではありません。
また、日々膨大な数のやり取りを多くの関係者とする必要がありますが、優秀な事務の人ほどその対応がきめ細かく親切であるのが特徴だと言えます。たとえば営業が受注した契約書の手配1つにしても、オーダーがあってから準備するのではなく、進捗情報を確認したうえで、受注のタイミングですぐに手続きができるように先回りして対応するなど、工夫と機転によって周囲をサポートすることが可能となります。
指示を待ったり、言われた通りに処理することはもちろん大切ですが、「事務だから出しゃばり過ぎない方が良い」という考えに関しては持つ必要はありません。会社や一緒に働く仲間のためになることであれば、率先して自らが動いた方が多くの実りがあるでしょう。周囲の状況を敏感に察知して対応ができることが、評価される「OA事務」の働きぶりであり、求められている人材であると言えます。
周囲からの評価に影響する愛嬌や思いやり
上記の通りOA事務は仕事に的確にこなすことと同様に、次なる対応を読んで先回りして行動することも大切です。その場合、周囲と常に良好な関係を築いておく必要があり、ギスギスした間柄では円滑に進むはずの業務にも支障が出るかもしれません。そのため、この職種に限ったことではありませんが、対応において愛嬌や思いやりを持って相手と接することが重要になります。相手のことを考えた対応を自ずと実践できていれば、頼りにされる、一緒に働きたいと思われる優秀なOA事務として活躍できるはずです。
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2022/02/03 更新
