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パソコンスキル向上が見込める「データ入力」の仕事

2019/08/21
オフィスワーク
働き方ディクショナリー第24回:パソコンスキル向上が見込める「データ入力」の仕事

パソコンスキル向上が見込める「データ入力」の仕事

企業のオフィスワークにおいて1人につき1台のパソコンが与えられるのは、もはや当然だと言えます。パソコンスキルが業務に直結する世の中では、ワード・エクセル・パワーポイントなどの主要Officeソフトが満足に使えないようでは就職において不利になりがちです。必要性を実感しつつもパソコン操作がとにかく苦手だという方は、就職や転職に向けて少しずつでもいいので学ぶ機会を設けるべきでしょう。パソコンスキルをすぐに高めたいという方は、働きながらスキル向上が見込めるデータ入力の仕事がおすすめです。

 

ビジネスではパソコンで作成する書類や資料が必須

近年はインターネットの普及もあり、情報が急速にデジタル化しています。個人レベルであればスマートフォンさえ使いこなせれば、インターネットの閲覧やメールの送受信に困ることはなく、生活に支障はないかもしれません。しかし、取引先の企業に提出する書類や資料、分析データなどを作成する際には、パソコンを用いた方が断然スピーディーに、そして正確に作業を行えます。そのため、企業の求人募集においてパソコンの基本スキルを身につけていることが前提になっているケースも珍しくありません。

日本の企業の多くでは、商品や顧客データの入力、プレゼン資料、社内文書、会議の議事録の作成・修正などビジネスにおけるさまざまな作業にパソコンを用いています。パソコンスキルがない、あるいは未熟である場合は仕事が滞ることが容易に想像できるため、一から教えるのではなく、初めからパソコンスキルが備わっている人の方が企業側としても採用しやすいというのが現状です。

ただし、ワード・エクセル・パワーポイントなどの主要Officeソフトのスキルに自信がないという方でも、学びながら働ける職種があります。それがデータ入力の仕事です。データ入力は、パソコンで企業のシステムに必要事項を打ち込むという簡単なものから、ワード・エクセル・パワーポイントを駆使して書類を作成して業務効率化を図る発展的なものもあります。入社時はパソコン操作に自信がなかったとしても、業務で使うことでスキルアップを実現することも可能です。

求められるのは正確性・わかりやすさ

データ入力と一口に言っても、業務範囲は商品・顧客データの入力、プレゼン資料、会議の議事録の作成など業務内容はさまざまです。一見するとパソコン操作が一通りできれば難なくこなせる業務のようにも思えますが、データの入力や資料の代行作成が主な業務なだけに正確性とわかりやすさが求められます。

特に正確性に関しては、例えば会計データなどで金額や発注数量の桁を1つ間違えれば、会社に大きな損害をもたらす可能性も十分にあります。そのため、直接お客様とやり取りするような業務ではありませんが、些細なミスでも即クレームにつながったり、会社の信用を失わせたりする可能性があるのです。そのため、ミスをしない正確性はデータ入力の仕事においてもっとも気をつけるべきことだと言えるでしょう。

また、わかりやすさという点では、社内の資料の作成においても全体の内容を把握し、まとめる能力が求められます。例えば会議の議事録を作成する場合、単に発言内容を時系列で羅列するのではなく、発言の中から要点をピックアップし、会議に参加できなかった人が見ても全体の内容を理解できるようにする必要があります。作成した文書を読む人、データを扱う人を常に意識し、わかりやすいデータ、文書を作るという意識が重要になる仕事なのです。

日常業務で期待できるパソコンスキル向上

データ入力の仕事は、事務職が未経験の方でも採用される可能性が高い職種であり、他の専門職と比べても採用されやすい面があることは間違いありません。オフィスワークに憧れている方がその基礎を学ぶうえでも最適な仕事であり、ワード・エクセル・パワーポイントの主要Officeソフトを筆頭にパソコンスキル向上が大いに期待できるでしょう。

また、パソコンスキルが向上し、単なるデータ入力からエクセルのマクロ作成やアクセスで出力したデータの加工のほか、業種によってはillustratorやPhotoshopなどのグラフィック系のソフトやDTP、CADといった特殊なソフトの扱いもできるようになれば、給与のアップはもちろん、転職の幅も一気に広がります。デスクワークに興味があり、働きながらスキルアップを目指したいという方は、データ入力の仕事を選択肢の1つに入れてみることをおすすめします。

 

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2019/08/21 更新

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