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無駄削減ための”ノーミーティングノーメモ”の意識

無駄削減ための”ノーミーティングノーメモ”の意識

組織が意思決定するための重要な話し合いの場である「会議」――メンバーの意見を集約し、方向性を定めるためには非常に重要な場ではあるものの、”会議自体が目的“となっているケースが散見されます。複数人の時間や労力をかけているにもかかわらず、議論が進行しなければ、もはやミーティングを開く意味がありません。最近は形式だけの会議を削減する「ノーミーティングノーメモ」の考え方を徹底している企業もあるようです。

会議を開催する目的

会議とはある問題点に関して参加したメンバーと意見を交わし、次の方向性を定めるために行う会合です。しかし、実際にはこれまでの進捗状況を報告し合うだけであったり、自分の業務と関係ない会議でも全員参加が義務づけられていたりと、本来の目的とはかけ離れた、形式だけの会議が常態化している企業は少なくありません。

発言する機会がなかったり、実務とはまったく無関係な議題の会議に長々と参加することは、仕事効率を下げる要因となります。その時間は通常業務をこなしたり、取引先へのアプローチの時間に使ったりするなど、自身の業務を行う方が断然、有意義に時間を過ごせるでしょう。

特に毎週、毎月などあらかじめ日時が決まっている定例会議は、問題点の解決を主目的とするべきですが、議題がなくても会議開催が決まっているため、無理やり議題を捻出するというのは本末転倒です。メンバーの顔合わせだけが目的となっているこのような定例会議は早急に改善する必要があります。会議は何の問題を解決するためのものなのか、誰を招集すべきかという議題と参加メンバーを明確にしてから開催するべきでしょう。

仕事効率アップのための会議時間削減

業務改善や売上アップを諮るための会議がかえって業務の邪魔になり、時間を無駄に過ごすこととなり売上低下の原因となっているということはありませんか? 会議が全く無駄だとはいえませんが、有意義な会議を意識して執り行うことで効率よく業務を進め、結果として会社の業績をUPさせること。それが会議の最大の目的です。以下の【会議時間削減のための4つの方法】を参考にして、無駄な時間を浪費しないようにしたいものです。

【会議時間削減のための4つの方法】

1.課題解決のための会議以外は行わないようにする
2.それぞれの進捗状況などは事前にメールなどで共有し確認しておく
3.終了の時間を明確に設定し、それまでにしっかりと結論を出すことを意識する
4.会議で使う資料は最低限のものだけに絞り、重要事項を取捨選択して発表する

目的と時間設定した有意義な会議を

無駄な会議は業務効率が落ちるだけではなく、コストがかかっていることを意識しなければなりません。社内で会議をしたとしても会議室を利用するのに光熱費や資料作成に関わる印刷費などを含めてコストがかかります。そして、もっとも注意すべき点が人件費です。

スタッフ一人ひとりに無駄な会議削減の意識を植えつけるためには、「ノーミーティングノーメモ」の考え方をおすすめします。つまり、会議不要、資料不要という意味です。 これを徹底的にやるには、まず幹部からお手本を示さなければいけません。「資料は1円も生まない」といった価値観を社員に熏習させ、資料作成のための残業や、報告のための会議への参加といった無駄を排除することこそ幹部の仕事といえるでしょう。

会議に参加するメンバーの月給を単純に会議時間で割ってみただけでも、どの程度のコストがかかっているかを算出できます。会議時間をどうしても削減できない場合はコストを具体的に算出し、そのコストに見合う成果が出ているのかを客観的に判断してみましょう。数値をベースに話をすることで説得力も増します。

無駄な会議時間を削減するには、形式だけの集まりや資料作成をまずは改めること。そして、必ず時間内に結論を出すことを意識する必要があります。会社の重要な資産である従業員の時間を拘束する以上、無駄を省いて確実な成果をあげるための有意義な会議を行うことを心がけましょう。

2020/12/21 更新

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