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仕事でミスをしないための事前準備

仕事でミスをしないための事前準備

仕事の成功率を高めるためには事前準備の徹底が欠かせません。特に大切な商談やプレゼンなど失敗できない仕事を控えている場合は、入念な準備をしたうえで本番に臨みましょう。きちんと準備をすることは自分が何をすべきか、何が必要とされているかを明確にすることでもあります。仕事でミスを犯さないためには、事前準備の精度を上げることが非常に重要です。

何事においても成功するためには準備が大切

事前準備というと少し堅苦しく聞こえるかもしれません。しかし、事前準備というものは何事においても必要なことであり、すでに誰もが子どもの頃から日常的に実践していることです。次の日の時間割を見て教科書や資料を用意し、当日の復習と翌日に行われる授業の予習をする――これも立派な事前準備です。準備を怠らないことで授業に取り組む姿勢も前向きになりますし、前向きになることで理解度も深まり、テストで好成績が残せる可能性も高まります。

スポーツをする際も準備運動をおろそかにし急に激しい動きをすると、ケガをする可能性が高まります。また、予め多少なりとも競技のルールを頭に入れておかないと、プレーすることを心から楽しめないでしょう。仕事における事前準備もこれとまったく同じなのです。

テストやスポーツなど何事においても好成績を収めている人は、本番に向けてしっかりと準備しています。また、良い結果を出すためにはその物事に対して正しいアプローチをしているか否かも重要です。物事の詳細や議題に対する内容理解度が高まることで、本番で想定外の事が生じたとしても、対応できる範囲も拡がります。きちんと筋道立てて理解できていれば、適応力もアップし結果につながりやすくなるでしょう。

ミスが多くなる行き当たりばったりの無計画な仕事

事前準備が成功への近道であることは間違いありませんが、一方でまったく準備をせずに仕事に臨むとどのようなことが想定されるでしょうか。まず、失敗する可能性が高まります。さらに、仕事がうまくいかないだけではなく、周囲に“仕事ができない人”という印象すら与えかねません。行き当たりばったりの状態で仕事に臨むと以下のようなリスクがあると考えられます。

準備なしの無計画な仕事をすることで考えられるリスク

  1. 情報収集がままならないため、一つ一つの対応スピードと効率が下がる
  2. 忘れ物や抜け漏れが増え、慌てがちになる
  3. トラブルが起こってから対処法に迷い、右往左往する
  4. 自分のするべきこと、必要なことの優先順位がつけられず、進捗が遅れる

事前準備なしで、行き当たりばったりの仕事をするということは、上記のような散々な結果を生むことになります。仕事のスピードや効率が落ち、忘れ物やミスが多くなれば、その仕事をする目的すらも見失ってしまうケースもあります。そんな落ち着かない状況では、どんなに能力が高い人であっても、トラブルが発生した際に最善の対応をすることは難しく、満足できる結果には至りません。

事前準備は仕事に取り組む姿勢の表れ

事前準備をするうえで重要なポイントは、必ず複数の対応パターンを想定して準備をすることです。例えば、入念にA案だけの準備をしたとしても、賛同を得られなければその後の対応が無策となってしまいます。それはある意味、準備をしていない状態と同じです。手間はかかりますが、準備段階ではA案に加えて、保険としてB案、C案といった複数案を考えるようにしましょう。一つでも受け入れられる案があれば、その成功は準備の賜物だといえます。

仕事は必ず相手がいることで成立するものですから、まずは「どのような対応をすればお互いに仕事がやりやすいか」を考えるようにしましょう。時には想定外の反応が返ってくる場合もあります。しかしそれはビジネスにおいて日常茶飯事です。したがって、相手の反応に怯えながら仕事をするのではなく、常に思考を巡らせて想定できる範囲を広げるように努めましょう。そうすることで準備の内容も変わってきます。

「仕事にどれだけ全力で取り組んでいるか」ということは、「どれだけしっかりとした事前準備をしているか」とニアリーイコール(≒)になります。たとえその時結果につながらなかったとしても、常に事前準備を怠らないその姿勢を社内や取引先の人はきちんと見ています。そういった意味では、相手に認めてもらえる仕事をするための鍵は事前準備にかかっているといっても過言ではないでしょう。

2016/11/29 更新

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