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感謝の意を表した退職の際の挨拶・礼儀・マナー

感謝の意を表した退職の際の挨拶・礼儀・マナー

出会いがあれば別れがあるもの。それは職場においても例外ではありません。ステップアップ、寿退社、家業をつぐためなど、職を離れる理由はさまざまですが、意思を伝えてから実際に退職するまでの対応1つで円満にお別れできるかどうかが変わってきます。どんなにいい仕事をしていたとしても、辞める際の対応が悪いと、悪印象を与えてしまいかねません。そこで、本コラムでは周囲に感謝の意を伝える円満退職の方法についてご紹介します。

円満退職のために正式な手順を踏むことが大切

円満退社するための秘訣は、いかに正式な手順を踏めるかどうかです。この点をないがしろにして上司や同僚に反感を買ってしまうと、お互いに遺恨があるまま辞めていくことになってしまいます。“終わり良ければすべて良し”ではありませんが、辞める前のやり取りをきちんとするだけでも印象は大きく変わります。以下では円満退社のための一般的な手順と避けるべき事項についてご紹介します。

円満退職における3つの手順

1.退職の意思を直属の上司に告げる

退職の意思は、会社によってそれぞれ規定があるので、それに合わせることが基本となります。ただし、できれば退職する2ヶ月前には伝えるようにしましょう。伝える相手はまず直属の上司です。そして、この段階ではそれ以外の人に伝えることは基本的には避けるようにしましょう。仮に直属の上司以外でもっとお世話になった上司がいたとしても、報告の順序は変わりません。直属の上司への報告が後回しになったとすると、顔に泥を塗る行為となるばかりか、上長としての管理能力や責任を問われかねません。

2.退職理由は前向きなものを

給与などの待遇面、人間関係、会社への不平不満など、仮にそういった後ろ向きな理由であったとしても、それをそのまま伝えることは双方にとって得策ではありません。また、会社に対する不満を退職理由にすると、その部分の改善を前提に引き留めをされる可能性もあります。円満退社のためには、新たな仕事への意欲やキャリアアップといった、現状への不満ではなく前向きな理由を伝えるようにします。

3.退職日の決め方

これも基本的には会社の規定があればそれに則って決めることになります。自分の都合だけで決めることは避け、仕事の引継ぎや取引先への挨拶、有給休暇の消化などを考慮したうえで上司と相談したうえで決定しましょう。

残る人のためにわかりやすい引き継ぎを

円満退社をするうえで、非常に重要になるのが引継ぎです。後任への引継ぎをしっかり行わないと、社内外でトラブルが起きかねません。さらに辞めてからも頻繁に後任から連絡がくるような状況では、次の仕事に支障をきたすことも考えられます。

引継ぎのポイントは後任の担当者が決まっている場合はできる限り、付き添って直接業務のポイントを伝えるようにしましょう。それに加え仕事の手順や1日の流れ、トラブルが起きた時の対処法、取引先の連絡先など細かい情報をメモやワード、エクセルなどに残し、いつでも見られるようにすることが大切です。これで辞めてからも何度も確認の連絡がくるといった事態は避けられるでしょう。

また、前の会社からの連絡が面倒という自身の問題よりも、会社に残る人や取引先が円滑に困ることなく仕事ができる状態で引き継ぐことが重要です。自身が築いた関係性を末永く継続してもらえるための引き継ぎを意識しましょう。自分が去った後もお客さんとずっと良好な関係が保たれるのであれば、すべての人にとってハッピーといえます。

退職の挨拶や連絡は良識ある社会人において必須

円満退社のための最後のポイントは、社内外のお世話になった方々への挨拶です。まず社外の人に対してはできる限り直接、訪問した際に退職の挨拶とこれまでの感謝を伝えましょう。できれば相手方のその後の不安をなくすためにも後任者と一緒に訪問することが望ましいといえます。タイミングとしてはぎりぎりにならないよう、退職する2~3週間前がよいでしょう。

社内への連絡は直接会って伝える相手であれば、退職することが公表されてからすぐがよいでしょう。相手から声がかかる前に自分から伝えることがマナーです。それ以外の相手に対しては、最終日の前日に退職の挨拶としてメールを送るのが一般的といえます。その際、必ず会社にメールを送ることを伝え承諾を得ることを忘れないでください。

どのような理由で辞めるにしても、職場が自分を育ててくれた場所であることは間違いありません。上司や同僚、取引先に対して感謝の気持ちを示すことは円満退職の一番のポイントです。次のステップに気持ちよく進んでいくためにも、社会人としてけじめをつけた行動を取るようにしてください。

2016/10/18 更新

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