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上司への意見をトラブルなく穏便に伝える方法

上司への意見をトラブルなく穏便に伝える方法

上司といえども人間なので、ミスもすれば、判断を間違えるときもあるでしょう。そんなとき、部下であるあなたが上司に正論で意見したり、間違いを指摘したりしなければならないケースがあります。上司の方が年齢もキャリアも上であることが多いため、指摘の仕方や伝え方には十分気をつける必要があるのです。

意見の必要性に関する見極めが大切

ビジネスのシーンでは同じベクトルを持った職場仲間であっても、意見が割れることは日常茶飯事です。特に上司との間では考え方の相違が見られることも少なくないでしょう。ただ、そうしたシチュエーションでも上長に反論したり間違いを正したりする前に、「本当にそうする必要があるのか」を見極めることが大切です。間違いが深刻な場合や自身が責任を負う製品や業務についての場合などは、しっかりと意見する必要があります。

ただ、上司の間違いや考え方の相違が軽微なものだったり、自身の業務の範囲外だったりするケースでは、あえて波風を立てることをせずに適任者の方を経由して伝えてもらう方がベターです。上司の上長にあたる人や担当者の方にお願いし、職場上での関係性やラインを尊重するようにしましょう。自分の範囲外にまで首をつっこむような“越権行為”は慎むべきです。

意見する場合は上司の立場を想像しましょう

また、上司に直接意見する場合も、自身の発言に対してどのような印象を持つのかを相手の立場になって想像してみることが大切です。多くの場合、上司の方がスキルや経験、年齢のいずれかが上です。そんな人に対して、経験の浅い部下が多くの社員がいる前で間違いを指摘したら、メンツが丸つぶれになるでしょう。上司のプライドを傷つけることがあれば、たとえ自身の間違いを悟っても認めようとせず、そればかりかあなたに不満や悪い感情を持つかもしれません。

上司の間違いを正したり反対意見をしたりする場合、あくまでも客観的な事実や情報の「訂正」にとどめ、決して「批判」と受け取られないように細心の注意を払うべきです。緊急性が高くない間違いであれば、会議の後などで上司の席に行き、内密に話しましょう。

相手の意見を受け止めつつも自分の意見の発信を

上司に最大限配慮した上で、意見が食い違ってしまった場合は、まずは意見を受け止めるようにしましょう。たとえば、「(上司の意見には)私も大賛成です」「(上司の意見は)すごく良いと思います」などと賛意を示した上で、「ですが、〇〇〇の点については、私は□□□だと思うのですが、いかがでしょうか」などと続ければ、あなたの意見も通りやすくなることでしょう。

このほか、「方針はよく理解できるのですが、〇〇〇の理由で□□□が懸念されます。この点について、ご指示をいただけますか?」などと、上司の意見を受け止めつつ、上司の意見の方向性を修正するように働きかけるテクニックもあります。

「ごもっともです」「おっしゃる通りです」は使い方に注意

同じように受け止めることを目的としたフレーズでも、「ごもっともです」と「おっしゃる通りです」は避けた方がよいでしょう。常套句であるため、「どうせ、『ですが』『しかし』と反論するのだろう」と上司が容易に予想できてしまい、かえって態度を硬化されかねません。この傾向は、中高年の管理職層に特に顕著です。「御説ごもっとも」のようなフレーズもあるため、ともすれば馬鹿にされたと受け止められる恐れすらあります。

回りくどい話が嫌いなタイプの上司には、話を受け止めることすら省いて、「加えて〇〇〇すれば、もっと効果的かもしれませんね」などと、提案形式でとって軌道修正してしまうのもよいでしょう。

間違いを正すべきなのは基本的に上司の上役の仕事

上司の間違いを正したり反論したりしてよいのは、あくまでもそうすることがあなたの業務や責任の範疇である場合だけです。基本的には、上司の間違いを正すのは上司の上役の仕事になります。その点は、勘違いをしてはいけません。間違っても、民意(多数決)を頼りに糾弾するようなことは控えましょう。

会社や組織によっては、「業務改善アンケート」「社内意識調査」といった部下の意見を吸い上げる仕組みを設けているところもあります。そのような仕組みを有効活用し、民意を反映させましょう。その方が直接自分が意見をいうよりもよっぽど効果的な場合もあるのです。

2016/06/21 更新

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