会社運営に携わる仕事「総務」

2021/09/13
オフィスワーク
働き方ディクショナリー第11回:会社の業務に総合的に関わる仕事「総務」

会社運営に携わる仕事「総務」

総務の業務内容について問われた際に、明確な答えを言える人は少ないかもしれません。一般的に言われているのは、“会社トップの思いや経営理念が全社員に伝わる風土と社員が高いパフォーマンスを発揮できる環境をつくる仕事”をするのが総務ですが、仕事の幅が広く明確な定義がないため、どんな仕事であるかがイメージしにくいのではないでしょうか。しかし、総務がいなければ会社の煩雑な業務が手つかずになったり、社員の統率が取れなくなったりします。今回は、会社全体に関わる総合的な役割を担う総務の仕事についてみてみましょう。

 

社内の多くの業務に関わる総務

会社の業務において生産や販売、営業といった結果が数字として表れる部署は仕事内容が想像しやすく、評価の判断もしやすいかと思われます。しかし、総務は業務をこなした結果が数字として表れるわけではないため、評価されにくいかもしれません。また自社であっても、具体的に何の業務を行っているかがわからない方も多いかもしれません。

なぜなら、総務の仕事は会社の明確に部署単位で役割を分けることのできない、社内の管理業務や社外に対しての細かい対応など、重要かつ非常に煩雑な業務を担当しているからです。総務の業務は会社の規模によっては細分化され、人事や経理また労務と言った部署に分けられている企業もあり、会社によって仕事内容も変わりますが、基本的な総務の業務内容を具体的に挙げるとしたら、以下の内容が該当します。

【業務の主な仕事内容】

1.社内の備品、消耗品の管理、補充

2.建物の防災、防犯、保安

3.社員の健康衛生、安全管理

4.社葬や社内外の慶弔業務

5.会社行事、株主総会、イベントなどの運営管理

6.社内外の契約や契約書の管理


また、規模の小さな会社の場合、総務の業務は更に多岐にわたります。例えば、この他にもコンプライアンスの作成や今後必要になる部署の立ち上げなど社内の組織作りから、広報や情報セキュリティの管理、環境対策などの業務領域まで対応している総務の方も少なくありません。

総務として必要な能力とは

会社の規模感にかかわらず、会社運営に関連する煩雑な業務をこなす職種であるため、ルーティンワークだけでなく、突発的な業務も多くなります。そのため、総務の業務を滞りなくおこなうためには、会社全体を見わたせる視野の広さや、臨機応変な対応力が必須となります。

また、契約の管理、株主総会や取締役会の運営なども業務に含まれることもあるため、社員と役員、社長ら経営陣のパイプ役となり、それぞれがスムーズに業務を遂行していくための補助も総務の重要な業務の1つです。そうした会社全体のバランスを保つ業務は誰にでも務まるような業務ではありません。

総務は営業や販売といった会社の直接的な利益につながる業務ではありませんが、それらの部署が円滑に業務をこなし、利益を上げるためには総務の協力は欠かせないでしょう。そういった意味でも総務は、会社にとって要(かなめ)となる存在です。

会社のレベルを引き上げる総務の存在

会社の全体業務に関わる欠かせない存在であるからこそ、総務は社内のさまざまな部署とのやり取りをするための情報収集力や「コミュニケーション能力」、会社行事、イベントを取り仕切るための「調整力」、備品、消耗品管理のための「管理能力」などに長けている必要があります。

「何でも屋」「雑用係」といった言葉は、総務の業務内容を軽んじた表現にも聞こえかねませんが、そうしたうまく全体のバランスを取るタイプは、どんな組織によっても不可欠な存在です。総務がしっかり責務を果たしているからこそ、会社が事業レベルを維持することができていると言っても過言ではありません。

総務は一見すると地味な印象を持たれがちな職種ですが、実際には会社の屋台骨を支える重要な役割を担っています。多くの部署と連携する必要がある仕事のため、総務に優秀な人材がいると会社全体の業務を円滑に回すことができます。

総務に向いた性格

総務は、会社の業務を広範囲にサポートしなければいけません。どちらかと言うと、デスクワークが主になるので、管理系の業務が好きな人には向いているかもしれません。

では、総務に適した性格を挙げてみましょう。

  • 1.ルーティンワークをきちんとやり遂げる人
  • 2.礼儀正しく社外対応ができる人
  • 3.社内において協調性があり、気配りができる人
  • 4.社内秘を取り扱うので口が堅い人
  • 5.想定外のトラブルにも臨機応変に対応できる人
  • 6.社内外の危機を察知できる人

総務は、会社の縁の下の仕事ではありますが、社業を繁栄させるためのやりがいのある仕事でもありますので、上記に当たる方は是非、総務職にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

 

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2021/09/13 更新

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