「企業受付」は“会社の顔”

2021/07/21
オフィスワーク
受付・ビジネスウーマン

「企業受付」は“会社の顔”

大企業など比較的規模の大きな会社であれば、入り口に受付担当の人員を配置するケースが一般的です。多くのお客様をお出迎えする受付は、まさに“企業の顔”ともいえる大変重要な役割を持つ職種であり、たくさんの人と接することになります。そのため、人から好感を持たれるような明るく丁寧な対応ができる方に適任な職業だと言えるでしょう。

 

訪問者の方が最初に顔を合わせるのが受付

お客様が企業を来訪した際、最初に企業側の人間として顔を合わせるのが受付です。お客様は、まず受付と接することでその企業の第一印象を決定するといっても過言ではありません。そのため受付には「来訪者対応」「訪問部署案内」「電話応対」「会議室予約」といった職務の他に、好印象を与えるための高いビジネスマナーが求められるのです。

上記の基本的な対応力に加え、受付は社内の組織構成や業界知識をしっかりと把握し、お客様の要望に臨機応変に対応する能力が備わっていることが求められます。また、企業のイメージアップを図るため、既存のお客様に対しては顔・名前・企業名をしっかりと記憶し、スムーズな対応を心がけることも大切です。また、大切なお客様の来訪がある場合は、失礼のないように事前にお迎えする準備や手配をしておくことも必要です。受付応対の不手際で来訪者の気分を害してしまい、会社にとって不利益になるようでは受付失格です。

求められる適切な言葉遣いや接客マナー

受付業務を行う上で、欠かせないのが言葉遣いや接客時のビジネスマナーです。企業の窓口として、お客様に不愉快な思いを掛けてしまわないよう仕草や表情、言葉遣いには細心の注意を払うだけでなく、常に笑顔で、相手に安心感を与えるおもてなしも意識しなければいけません。

また、身だしなみも非常に大切な要素です。初対面の第一印象はビジュアル面が大きく作用すると言われているため、会社の顔として受付は特に注意しなければいけません。清潔な髪形や服装を心がけるのは当然として、派手な「化粧」を避け、体臭や香水などの「匂い」にも気を配る必要があります。

しっかりとした接客マナーに加えて受付として身につけておきたいのがITスキルです。最近では「会議室や応接室の管理」「社員のスケジュール」をシステムによって共有している企業が増えているため、PCやタブレットを使いこなせることはもちろんのこと、エクセルやワードのスキルも持ち合わせておくことをおすすめします。

企業の印象をも左右するやりがいのある仕事

常に緊張感を持ちながら人と接するという仕事柄から、外見も内面も研ぎ澄まされていく受付ですが、仕事に就く際の資格は特に必要なく、未経験でもチャレンジしやすい職種だと言えます。英語力があったり、ホテルなどでの接客経験を持っていたりすれば、採用してもらえる企業の幅も広がり、高待遇の求人案件においてもお声がかかるかもしれません。

受付は企業の窓口となる業務のため、とにかく丁寧な対応が求められます。その対応によってお客様の企業全体へ対する印象が変わるため、受付の果たす役割が非常に重要であることは間違いありません。シンプルな業務でありながらも、評判に直結するとてもやりがいのある仕事です。

高いコミュニケーション能力を発揮する受付は、近年活躍の場が広がってきています。企業だけでなく、複合ビルの総合受付や、アミューズメント施設などに設置されるインフォメーションセンターなどにおいて求人が増えてきており、受付という仕事に需要が高まってきていることは間違いありません。場所によっては“コンシェルジュ”という呼び方でおもてなしのエキスパートとしての地位を確立しているケースも実在します。

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2021/07/21 更新

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