業務効率アップのための時間短縮術

同じ仕事でも早く終える人もいれば、時間がかかってしまう人もいます。社会人には就業時間があるため、限られた時間の中で最大限の成果を出すことが不可欠です。時間の使い方を考えていないと予定通りに仕事をこなすことができず、多方面に迷惑をかけてしまうことも十分にあり得ます。業務効率をアップさせるためには、時間の使い方をどのように工夫すればいいのでしょうか。

ノー残業デーの狙いは効率的な働き方の発掘

社会人にとって業務に集中できる時間は限られています。それゆえに時間内でどれだけの成果をあげられるかで仕事の評価が変わってきます。遅い時間まで残業してでも仕事を終わらせる人もいますが、長時間働くことは必ずしもいい働き方とはいえないのです。むしろ、だらだら仕事をすることで無駄に残業している従業員を戒める意味でも、残業時間削減として「ノー残業デー」を採用している企業もあります。

ノー残業デーの狙いとしては、早く帰宅することで趣味を楽しんだり、家族と過ごしたりする時間を増やし、心身ともにリフレッシュし、仕事においてもメリハリをつけることが挙げられます。しかし、実際にはノー残業デーであっても残業する従業員が多く、有名無実化しているのが多くの企業における現状です。また、残業をしない日があることで他の日の残業が増え、全体的な残業時間は以前と変わらなかったり、家に仕事を持ち帰ることで自分の時間がかえって減ってしまったりするケースも少なくありません。

ノー残業デーがうまく機能しない原因として、早く帰ることだけが目的となってしまい、どうすれば就業時間内に業務を終えられるかといった発想が欠落している点が挙げられます。ノー残業を実現するためには、効率的な働き方の発掘を主眼に置くべきです。効率的な働き方を実行できれば結果として残業時間の削減につながり、家族と過ごす時間や自分の時間が増えることにもつながるでしょう。

“すきま時間”をうまく活用する時短法

効率的な働き方をするうえで重要な時短法のひとつは、取引先への移動時間、上司などからの連絡を待つ時間などちょっとした“すきま時間”をうまく活用することです。「メールのチェックや返信」「日報の作成」「交通費の清算」「電話連絡」など5～20分程度でできる仕事をあらかじめリストにし、1つずつ片付けていくことで、細かな業務を短時間で効率的に終えることができます。

短時間では終わらないプレゼン資料や報告書の作成、データ分析といった業務と“すきま時間”でできる仕事をうまく組み合わせると業務効率の改善が期待できます。また、長時間続けて作業を行うと集中力が途切れてしまいミスをしやすくなるため、仕事の内容により15～30分間隔で休憩を入れることも大切です。この休憩中のすきま時間では簡単なメールチェックなどを終わらせておきましょう。

人間の集中力には限りがあるため、長時間にわたってアクセル全開で仕事を続けることはできません。だからこそ、すきま時間でできる仕事と時間が必要な仕事をうまく組み合わせてスケジューリングすることが大切なのです。できることをできるタイミングで的確に行うことが、効率的な働き方のポイントといえるでしょう。

時間は有限だからこそ使い方の工夫が鍵

すきま時間に行う仕事はメールの返信などルーティンワーク的なものが中心となります。そこでたとえば「メールで使用する冒頭の挨拶文を単語登録しておく」「交通費はエクセルでマクロを組み込んでおき自動で計算できるようにする」など細かな工夫をすることでさらに時短を実現できます。

また、すべてを自分だけで抱え込むことを止めて、時には周りに協力を依頼することも必要です。何でも一人で抱え込んでしまい、結果的に納期に間に合わないとなれば、それは成果もあげられず、信頼を失うことにもつながってしまいます。ご自身の力量を知り、独力で完結できる仕事と他者の協力が必要な仕事を見極め、管理をすることも効率的に仕事を終えるためのポイントとなります。

時間は有限であり、すべての人にとって平等に流れるものです。限られた時間を有効に活用できるように、周りと協力し合いながら業務効率アップの工夫を心がけることが大切です。ただ漠然と仕事をこなしていると時間はあっという間に過ぎ去ります。常に時間短縮を意識して働くようにしましょう。

2020/12/23 更新