ワンポイントマナー

ワンポイントマナー

基本的なマナー

応対ケーススタディー・かけるとき

電話をかけるとき

1. 事前に準備しておく。
・相手の電話番号、所属部署、役職、氏名を確認する。
・用件と、話す順序を整理する
・必要な資料、メモを手元に用意する
2. 相手が出たら自分の会社、名前を名乗り、あいさつをする。
・ 取引先など、つき合いのある相手の場合
「○○会社の□□です。いつもお世話になっております。」
・初めて電話をする相手の場合
「お忙しいところ失礼いたします。私、○○会社の□□と申します。」
3. 呼び出してほしい相手の名前を告げる。
「恐れ入りますが、◆◆部の●●様はいらっしゃいますか。」
4. 呼び出し相手が出たら、再度名乗って挨拶をする。
「○○会社の□□でございます(です)。いつもお世話になっております。」
5. 用件は明確に、要点をおさえて簡潔に話す。
・ 相手の状況を配慮し、「ただいま、お時間よろしいですか」と確認してから話す。
「○○の件ですが。」
「○点あります。まず1点目ですが。」
「今よろしいでしょうか。」
「少々お時間をいただけますでしょうか。」
6. 話したい相手が不在の場合
自分がどうしたいかを取り次いだ人に伝える。
「かけ直しますので、電話があったことをお伝えいただけますか。」
「お戻りになりましたら、お手数ですが折り返しお電話をいただけますでしょうか。」
「伝言をお願いできますか。」
7. 伝言を頼んだときは、用件が正しく伝わっているかを確認し、相手の名を聞いておく。
・相手が復唱しないときはポイントを要領よく復唱する。
「念のため確認させていただきます。」
・相手が名乗らないとき
「失礼ですが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか。」
8. 折り返し電話をもらうときは、電話番号を伝えておくと、相手の手間が省ける。
「念のため電話番号を申し上げます。」
9. 自分の部署名、名前を名乗る。
「私、○○会社◇◇課の□□と申します。」
10. 締めくくりのあいさつをする。
「それでは、よろしくお願いいたします。」
11. 電話を切る。 原則として、電話をかけた方が先に切る。
※ 相手がお客様や目上の方の場合は、相手が切ってから受話器を置く

※マナーについては、様々なケースがあります。こちらで紹介しましたものは、ごく一般的な内容でまとめてありますので、参考資料としてお役立て下さい。

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