丁寧すぎる対応が悪印象を与えかねない理由

丁寧な対応はビジネスにおける基本ですが、実は丁寧さを意識しすぎた対応がかえって相手に悪印象を与えてしまうこともあります。相手と良好な関係を保つことは仕事においてとても大切ですから、自身の振る舞いを改めて確認してみましょう。妙にへりくだったおかしな言葉遣いや対応をしていないかを考えてみてください。そのような対応に心当たりがあったならば、改めるようにしましょう。

ついしてしまいがちな丁寧すぎる対応

ビジネスにおいて、相手への配慮や気配りは不可欠であり、なかでも取引先とのやり取りには一層の丁寧さが求められます。意見交換を活発に行える風通しのよい関係性を構築することが次なるステップとなるので、正しい言葉遣いやビジネスマナーの徹底は当然ながら重要ですが、妙に他人行儀な対応ばかりしていると相手も心開きにくく良好な関係を得られないかもしれません。 よかれと思って遠回しで丁寧な表現が誤解のもとになることもあります。特に忌憚のない意見と明確な回答が求められる打ち合わせでは、まわりくどい言い回しを極力避けて意見をはっきり伝えることを心がけましょう。型に固執した対応で折角のビジネスチャンスを逃さないよう、心がけたいものです。 メール等のビジネス文書についてもちょっとした工夫で印象を変えることができます。たとえば、「有り難う御座います。今後も何卒宜しくお願い致します」といったメールでは感謝をきちんと表してはいるものの、漢字を多用しているために堅苦しさを相手に感じさせてしまうかもしれません。もちろん、目上の方やご年配の方に敢えて漢字を使うケースもありますが、漢字の比率をやや少なめにし、「ありがとうございます。今後もどうぞよろしくお願いします」としてみると、見やすく親しみやすい印象を与えることができます。相手を思いやった読みやすい文面を意識したほうがいいでしょう。 丁寧すぎる対応は相手から必ずしも好まれるものではないことを覚えておきましょう。

二重敬語に注意！

言葉遣いを丁寧にすることばかりに気をとられると二重敬語を使ってしまうことがあります。例えば、「おっしゃられた⇒おっしゃる」「お越しになられる⇒お越しになる」「お承りいたしました⇒承りました」「お召し上がりになられますか⇒召し上がりますか」など、意外と間違った敬語を使っているものです。正しい敬語、または謙譲語を使えることは、一流のビジネスマンとしては不可欠です。 言葉遣いを過剰に意識しすぎると、不必要に丁寧すぎたり、二重敬語になったりして相手に違和感を与えてしまいマイナス印象の要因になってしまうこともあります。くだけ過ぎず、正しい言葉遣いで相手に合わせた適切な伝え方を選ぶことが大切だと言えるでしょう。

相手との適切な距離感を保つことが成功の近道

ビジネスの場では状況に応じた言葉遣いを使い分けることが肝心ですが、社内においては丁寧な口調ばかりで話していては、チーム内の円滑なコミュニケーションが難しくなります。たとえば直属の上司に書類をチェックしてほしいときは「ご多忙のこととは存じますが、ご覧のうえご確認いただけますか」より、「お忙しいでしょうが、確認していただけますか？」という表現で十分だと言えます。同僚や上司との対話も関係性を配慮して行うようにしましょう。 そしてビジネスの相手と信頼関係を構築するためには、まずは自分を開示することが大切です。仕事に対して自身の明確な主張をすることは、交渉や提案の場面では必要なスキルです。また、相手に遠慮して意見を合わせてばかりいても、皆が思い描くゴールに辿り着かないことも考えられます。相手に敬意を払いつつも、言うべきことは的確に伝えることが成果に結びつきやすくなるでしょう。 このようにビジネスでは対等にものを言い合える距離感がとても重要になります。取引先の担当者や自社の上司と腹蔵なく意見交換ができるかどうかは、自身の意見をきちんと述べながらも、適切な言葉遣いで相手への敬意を示すことができるかにかかっています。そのためには、日ごろから礼儀正しい言葉遣いやマナーのある接し方を心がけコミュニケーション力を高めていきましょう。

2023/07/10 更新