正確にわかりやすく伝えるためのプレゼン力

企業間のコンペティションなどで頻繁に行われているプレゼンテーション。ただ、大勢の前で行うものだけがプレゼンなのではなく、上司に対して行う日々の業務の説明や自分の成果の主張などもその要素を含んでいるのです。自分の考えをいかに相手に理解してもらえるかが、ビジネスにおいては肝となります。では正確で伝わりやすいプレゼンとはいかなるものでしょうか。当コラムで紐解いていきます。

プレゼンの質で変わる相手が受ける印象

大人数が参加する会議での提案や上司に対して成果の報告などをする際に、「相手に自分の伝えたいことがどうもうまく伝わらない」と感じた経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。もしこの問いに当てはまるとしたら、その課題は明白です。それはプレゼンの内容が“相手が知りたい情報”ではなく、“自分がいいたいこと”　になっているからに他なりません。つまり、“独りよがりのプレゼン”に終始してしまっているのです。

プレゼンを成功させるためには、独りよがりを解消しクオリティを上げることが重要になります。では実際にプレゼンの質を高めるためには、どのような工夫が必要なのでしょうか。この課題を克服するヒントは、テレビの通販番組にあります。通販に出演している販売員は、あまり商品自体の説明をしていないことにお気づきでしょうか。実は、「その商品を買うことでどういった不満が解消できるのか」という説明に一番力を入れているのです。つまり、商品を使う未来を視聴者が想像できたなら、「すでに勝負アリ」。商品のスペックに関する詳細の説明は二の次なのです。

通販の販売員のプレゼンは、まさに“相手が知りたい情報”を効率よく伝える手法を取り入れています。そのため、聞く人が自分事として受け取れ、購買につながるのです。つまりプレゼンの質の高さは、聞いた人が次にどんな行動を取ればよいのかを具体的に示しめせているかが重要になります。一方の“独りよがりのプレゼン”は、聞く側もそれを他人事としてしか受け取りません。自分事として受け取ってもらうか、それとも他人事なのかによって、オーディエンスの反応は大きく変わるのです。

プレゼン力を高めるための方法

プレゼンでは“相手が知りたい情報”を伝えることが大切ですが、そのためにはまず伝えるべき相手についてよく知ることが重要になります。当然ながら相手によって求める情報は異なるので、同じ内容を伝えても、有益か否かは変わってきます。たとえば、ある製品のプレゼンをする際に企業の経営者と新入社員に対してまったく同じ伝え方をしても反応は異なります。したがって、相手の立場や能力などのレイヤーを踏まえたうえでプレゼンを行うことが大切なのです。

相手を知り、その相手によって伝える情報や伝え方を変えてみることで、おのずとプレゼン内容について考察が深まります。伝える内容をより真剣に吟味することで精度が高まったり、新たな発見があったりするなど、自分自身にとってもプラスになることは少なくありません。そして、同じ内容のプレゼンを経営者にも新人社員にもわかりやすく伝えることができるとしたら、それはあなたのプレゼン能力が高まっていることの証しといえるでしょう。

また、同じ内容を話していても、人によって興味深く感じてもらえたり、そうでなかったりする経験は誰にでもあるかと思います。それは伝え方の差であり、そこを突き詰めているかどうかによって相手の理解度は変わります。そのため、相手が知りたい情報を把握することの他には、伝える順番や構成についての工夫が不可欠です。話す順番を変えるだけでも伝わり方は大きく変わってくるので、頭の中だけで考えるのではなく、いくつかのパターンを作ってみましょう。そしてその内容を録音または録画し、何度もリプレイすることで確認してみてください。そうすることでよりよい構成案を作ることができるはずです。

何を伝えたかではなく何が伝わるのかを意識

繰り返しになりますが、聞く人にプレゼン内容をきちんと理解してもらうには、他人事ではなく自分事として受け取ってもらうことが大切です。そして自分事に感じてもらえるプレゼンをするためには、“何を伝えたか”ではなく、“何が伝わるのか”を意識することがポイントとなります。よくありがちな「伝えたつもり」はプレゼンに関しては御法度です。どんなに自己満足度の高いプレゼンができたとしても、相手に理解してもらえなければ、それはダメなプレゼンです。

また、何とか理解してもらおう、何とか伝えようという意識が大きくなると、ついつい情報量が多くなりがちです。しかし、それでは伝えたいことがきちんと伝わらない可能性が高まります。なぜなら情報を詰め込んでしまうと要点が散漫になるうえ、「相手に何が伝わるか」への意識が疎かになってしまうからです。

重要なのは聞く人が知りたいことに対して事前に仮説を立て、内容を吟味すること。相手が知りたい情報以外のことはできるだけ省き、シンプルに説明することが大切です。伝えたい情報は山ほどあるかもしれませんが、相手が知りたい情報は同様に山ほどあるとは限りません。時間も限られているだけに、いかに余計な情報を省くかということに注力しましょう。それが正確にわかりやすく伝えることにもつながるプレゼンの基本なのです。

2020/11/11 更新