メール術活用で印象づける「仕事ができる人」の評価

仕事を迅速に、そして円滑に行うために多くの企業がメールを活用しています。遠隔の相手にデータを送信したり、口頭や電話より確実にエビデンスを残せたりするなど、メールはビジネス活用においてさまざまなメリットがあります。そんな現代において必須なツールであるがゆえに、メールの使用法が仕事の出来にも大きく関わってきます。「仕事ができる」と評価される人はどんなメール術を用いて業務効率化を図っているのでしょうか。

ビジネスツールとして必須であるメール

先進のIT企業では社内の連絡手段は、メールよりもオンラインでのやり取りが可能なチャットが主流になりつつあります。しかし、社外向けのデータのやり取りや連絡手段としてまだまだ多くの企業がメールを採用しています。では、なぜメールはビジネスツールとして選ばれているのでしょうか。その理由としては以下の3点が挙げられます。 理由1：相手の時間、場所を拘束しない 連絡を取り合いたい相手の業務が詰まっている、もしくは電話に出られない状況にある時であっても、メールであれば確実に相手に用件を伝えられます。時間、場所に拘束されず自分のタイミングで内容を確認できる点は大きな利点です。 理由2：複数の人に同じ情報を伝えられる プロジェクトメンバーや社外の取引先など、一度の送信で複数の人に同じ情報を伝えることができます。また情報はデータとして残るため、後でトラブルが起きにくくなる点もポイントです。 理由3：検索性に優れ、履歴確認も可能 紙文書と異なり、パソコンやスマートフォンなど端末機器でメールをやり取りするため、検索性に優れています。また時系列で履歴を追うこともできるため、業務効率のアップが見込めます。 上記のようにメールは、ビジネス活用による多くのメリットがあります。特にオンラインでのやり取りが魅力のチャットはその特性上、即座のレスが求められるなど相手の時間を奪うことにもつながりかねません。やり取りする相手によってメールとチャットをうまく併用する企業も近年では増加傾向にあるようです。

メール対応１つで変わる先方からの信頼度

メールはテキストによってやりとりを行います。電話や直接対面してのやりとりであれば、声のトーンや所作でニュアンスを伝えられる場合もありますが、テキストでのやりとりは時として曖昧になり、相手に要旨が伝わらないこともあるでしょう。そのため、仕事ができる人はメール対応において特に以下の点に気をつけています。 注意点1：確認、依頼メールにはできるだけ早く返信をする 自分のタイミングで読めるのがメールのメリットですが、だからこそ素早い返信は相手からの信頼感を得ることにつながります。すぐに対応できない場合でも、いつまでに回答をしますといった形で期限を区切り、取り急ぎ返信しておくことで、より信頼感はアップします。 注意点2：面と向かって話す時以上に丁寧な言葉使いで テキストでのやりとりは、その言葉のニュアンスまでを伝えることが難しいものです。例えば「申し訳ございません」という言葉1つとっても、面と向かって言う場合は申し訳ないという気持ちを表情や態度に込めることができますが、テキストでは感情が伝わりにくくなります。対面しているとき以上に丁寧な言葉遣いを意識しなくてはなりません。 注意点3：わかりやすく、読みやすい内容にする ビジネスではメールを受けた相手が、自分の部下などにそのまま転送して対応を任せることも少なくありません。そのため、共通認識を持っている相手にしか通用しない属人的な表現ではなく、誰が読んでも内容を把握できるような文章を心がけましょう。特に多くの人が関わるプロジェクトこそ、わかりやすく、読みやすい内容にする必要があります。

意識すべき相手に好感を与えるメール対応

メールはどの企業においてもビジネス活用されているツールであり、そこでの印象が業務に大きく関わると言っても過言ではありません。ビジネスメールでもっとも重要なことは、自分だけではなく送った相手の業務効率もアップさせることです。反対に業務をスムーズにするためのメールで送信漏れやミス、誤字脱字などが多発して必要な情報の伝達ができないと、相手の時間を無駄に奪うことにつながりかねません。 仕事のできる人は、意識せずにそうした丁寧でわかりやすいメールの対応ができているかもしれませんが、上司や先輩、あるいは取引先の担当者に一度でも内容を注意されたことがある人は、改めてメールの内容を振り返ってみましょう。ちょっとの意識の差で受け取る側の印象が変わり、自分の信頼度もアップするものです。メールの本文は簡潔でわかりやすく、また返信は丁寧で素早い対応を常日ごろから心がけましょう。

2021/04/14 更新